Listy sankcyjne w AML – obowiązki i znaczenie w biurach rachunkowych

W świetle rosnącej liczby przepisów dotyczących przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, listy sankcyjne AML zyskują kluczowe znaczenie. Biura rachunkowe i wirtualne, jako instytucje obowiązane, muszą dostosować procedury zgodnie z ustawą AML. W dzisiejszym wpisie omówimy czym są listy sankcyjne, jak je stosować w biurze, jakie obowiązki dokumentacyjne ciążą na instytucjach obowiązanych oraz jakie narzędzia warto stosować. Wszystko w kontekście bezpieczeństwa finansowego i minimalizacji ryzyka.

Czym są listy sankcyjne i dlaczego mają znaczenie?

Definicja list sankcyjnych w kontekście AML

Listy sankcyjne AML to wykazy osób i podmiotów objętych sankcjami międzynarodowymi – zarówno UE, ONZ, OFAC, jak i lista krajowa MF – służące jako narzędzie do przeciwdziałania praniu pieniędzy. Zgodnie z ustawą AML, instytucje obowiązane muszą sprawdzać listy sankcyjne przed nawiązaniem relacji z kontrahentem oraz weryfikować obecność osób i podmiotów objętych sankcjami. Dzięki temu środki bezpieczeństwa finansowego są skutecznie stosowane.

Cel stosowania list sankcyjnych

Głównym celem list sankcyjnych jest zapobieganie praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, omijaniu embarga oraz ochrona stabilności międzynarodowych stosunków gospodarczych. Instytucje obowiązane mają obowiązek odmowy świadczenia usług osobom objętym sankcjami, w tym sankcjami wynikającymi z ustawy AML czy rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych. Wprowadzenie takich procedur podnosi poziom szczególnych środków ograniczających dotyczących osób i podmiotów wskazanych na listach sankcyjnych.

Obowiązki biura rachunkowego i wirtualnego związane z listami sankcyjnymi

Moment weryfikacji klienta

Instytucje obowiązane muszą przeprowadzić weryfikację klienta przed nawiązaniem stosunków gospodarczych – wymóg ten wynika z ustawy AML.  Ma to na celu zapobieganie świadczeniu usług na rzecz podmiotów objętych sankcjami. Weryfikacja powinna być również przeprowadzana w przypadku zmiany danych klienta, wznowienia współpracy oraz cyklicznie – zgodnie z polityką AML i częstotliwością aktualizacji list sankcyjnych.

Zakres sprawdzenia – kogo weryfikować?

Weryfikacji powinny być poddani:

• Klienci indywidualni (osoby fizyczne) – sprawdzani pod kątem obecności na listach sankcyjnych.
• Osoby reprezentujące spółki, członkowie zarządu oraz beneficjenci rzeczywiści – zgodnie z CRBR.
• Kontrahenci lub inne osoby powiązane z transakcją – np. w przypadku usług kadrowo‑płacowych.

W ten sposób instytucje obowiązane stosują szczególne środki ograniczające wobec wskazanych podmiotów oraz wzmacniają bezpieczeństwo finansowe.

Konsekwencje „trafienia” – czyli co robić, gdy klient jest na liście

Po wykryciu osoby lub podmiotu objętego sankcjami, istnieje bezwzględny zakaz świadczenia usług – zgodnie z ustawą AML. Instytucja obowiązana musi bezzwłocznie powiadomić Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) oraz zabezpieczyć dokumentację. Niedozwolone jest podejmowanie jakichkolwiek transakcji, a zastosowanie szczególnych środków ograniczających wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa.

Lista obowiązujących źródeł list sankcyjnych, które należy brać pod uwagę

Biura rachunkowe i wirtualne, jako podmioty obowiązane zgodnie z ustawą AML, są zobowiązane do weryfikacji klientów względem aktualnych list sankcyjnych. W praktyce oznacza to obowiązek korzystania z następujących źródeł:

a) Krajowa lista sankcyjna prowadzona przez Ministerstwo Finansów (Polska)

• Podstawa prawna: art. 2 pkt 11 i art. 118–122 ustawy AML.
• Lista zawiera dane osób i podmiotów, wobec których stosuje się krajowe środki sankcyjne (np. zamrożenie środków, zakaz udostępniania zasobów).
• Aktualizowana i dostępna publicznie – zawiera dane osobowe, podstawę prawną, status i zakres sankcji.

Link do listy sankcyjnej MF (Polska):
https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami

b) Lista sankcyjna Unii Europejskiej (EU Sanctions Map)

• Źródło prawne: rozporządzenia Rady UE (m.in. 2580/2001, 881/2002).
• Dotyczy sankcji finansowych, wizowych i handlowych wobec państw, osób i instytucji.
• Wersja interaktywna dostępna online – obejmuje wszystkie akty prawne obowiązujące w krajach UE.

Link do bazy UE:
https://www.sanctionsmap.eu

c) Lista ONZ (United Nations Security Council Sanctions List)

• Obejmuje osoby i podmioty wskazane przez Radę Bezpieczeństwa ONZ jako powiązane z terroryzmem, proliferacją broni jądrowej, konfliktami międzynarodowymi.
• Państwa członkowskie ONZ (w tym Polska) są zobowiązane do stosowania środków ograniczających wobec tych podmiotów.

Link do listy ONZ:
https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list

d) Lista OFAC (USA – Office of Foreign Assets Control)

• Mimo że nie ma formalnego obowiązku stosowania listy OFAC w Polsce, rekomenduje się jej stosowanie w ramach oceny podwyższonego ryzyka AML (zwłaszcza w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi).
• Lista SDN (Specially Designated Nationals and Blocked Persons List) zawiera podmioty objęte sankcjami USA.

Link do listy OFAC (SDN):
https://ofac.treasury.gov/sdn-list

e) Lista FATF – kraje wysokiego ryzyka (High-Risk Jurisdictions)

• Choć nie zawiera nazwisk, lista FATF obejmuje państwa, wobec których obowiązuje obowiązek wzmożonej staranności (np. Iran, Korea Północna, Syria, Myanmar).
• Lista aktualizowana co kwartał.

Link do listy FATF:
https://www.fatf-gafi.org/en/publications/High-risk-and-other-monitored-jurisdictions.html

Wskazówka praktyczna dla biura:

W dokumentacji AML (polityce i procedurach) należy jasno wskazać, które źródła list sankcyjnych są stosowane w procesie weryfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego. Rekomenduje się tworzenie protokołów z wyszukiwań lub automatyczne archiwizowanie wyników z systemów AML.

Dokumentacja AML – co musi zawierać w kontekście list sankcyjnych

Procedura AML – elementy dotyczące list sankcyjnych

W procedurze AML należy jasno wskazać: kiedy, kto i w jaki sposób sprawdza listy sankcyjne. Należy obowiązkowo wskazać konkretne źródła – MF, UE, ONZ, OFAC – oraz częstotliwość aktualizowania list. Procedura powinna określać działania w przypadku „trafienia pozytywnego”, czyli gdy osoba lub podmiot znajduje się na liście sankcyjnej.

Rejestr sprawdzeń sankcyjnych – wzorcowy zapis

Profesjonalna dokumentacja obejmuje:

• datę i godzinę sprawdzenia,
• imię i nazwisko osoby sprawdzanej,
• źródło listy sankcyjnej,
• wynik (negatywny/pozytywny),
• imię osoby dokonującej weryfikacji.

Rejestr sprawdzeń sankcyjnych należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od zakończenia współpracy, zgodnie z wymogiem ustawy AML z dnia 1 marca 2018 r. (120 ustawy AML).

Instrukcja postępowania w przypadku trafienia pozytywnego

W przypadku trafienia pozytywnego, instytucja obowiązana powinna wdrożyć instrukcję postępowania, obejmującą powiadomienie GIIF, zatrzymanie świadczenia usług oraz konsultację z pełnomocnikiem ds. AML. W dokumentacji warto zawrzeć wzór zgłoszenia oraz schemat decyzyjny opisujący działania do podjęcia.

Narzędzia i metody weryfikacji list sankcyjnych – praktyczne podejście

Źródła do sprawdzania klientów

Istnieje możliwość korzystania z:

• publicznych list:
  https://www.gov.pl/web/finanse/sankcje-miedzynarodowe-giif
  https://ofac.treasury.gov/
• systemów komercyjnych – LexisNexis AML, ComplyAdvantage, Veriff, umożliwiających automatyczną weryfikację i archiwizację wyników wyszukiwania na listach sankcyjnych.

Integracja z procesem obsługi klienta

Dobrą praktyką jest włączenie operacji sprawdzenia na listach sankcyjnych do CRM lub systemu fakturowego – jako część onboardingu klienta. Checklisty AML z wyszczególnieniem list sankcyjnych oraz protokoły wyszukiwania zwiększają bezpieczeństwo i efektywność procedur.

Wersja minimalna – jak weryfikować bez systemów?

W przypadku braku systemów warto: ręcznie pobierać listy sankcyjne w wersji .pdf lub .csv z portalu MF i innych źródeł, prowadzić ręczny rejestr w Excelu lub formularzu papierowym. Najważniejsze jest regularne aktualizowanie i dokumentowanie wyników weryfikacji.

Najczęstsze błędy i zalecenia

Typowe nieprawidłowości w zakresie list sankcyjnych

Najczęstsze naruszenia to:

• brak dokumentacji sprawdzenia list sankcyjnych,
• weryfikacja tylko klienta, bez beneficjenta rzeczywistego,
• korzystanie z nieaktualnych źródeł lub brak regularnej aktualizacji procedur

Nasze rekomendacje – jak zapewnić zgodność

Proponujemy:

• wdrożenie prostych procedur w każdym biurze, nawet jednoosobowym,
• stosowanie checklist i wzorów przygotowanych przez firmę consultingową,
• przeprowadzanie mini-audytów zgodności raz w roku przez zewnętrznego partnera.

Dzięki temu instytucje obowiązane stosują szczególne środki ograniczające wobec osób i podmiotów wskazanych, co minimalizuje naruszenie procedur AML.

Przestrzeganie obowiązków związanych z listami sankcyjnymi to nie tylko zgodność z prawem, ale także gwarancja bezpieczeństwa operacyjnego biura. Nawet prosta, systematyczna dokumentacja, oparta na ustawie z dnia 1 marca 2018 r. oraz dnia 13 kwietnia 2022, wystarcza, by uniknąć odpowiedzialności. Driven Legal oferuje gotowe pakiety dokumentów AML, wdrożenia i konsultacje indywidualne – zachęcamy do kontaktu, by zbudować skuteczne procedury jeszcze dziś.