AML –  kto jest zobowiązany do przestrzegania tych przepisów? Lista podmiotów obowiązanych

AML –  kto jest zobowiązany do przestrzegania tych przepisów? To pytanie, które zadaje sobie coraz więcej przedsiębiorców. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wprowadza szerokie obowiązki dotyczące wdrożenia procedury AML, oceny ryzyka i zgłaszania podejrzanych transakcji. W świetle ustawy AML obowiązki te nie ograniczają się do banków i instytucji finansowych – obejmują również biura rachunkowe, wirtualne, doradców podatkowych i inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą.

Czym jest AML i kogo dotyczy?

Definicja AML i podstawy prawne

System AML (Anti-Money Laundering) to zespół mechanizmów prawnych i organizacyjnych mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W Polsce jego podstawą jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML), wraz z aktami wykonawczymi i dyrektywami AML wydawanymi na poziomie Unii Europejskiej.

Obowiązki wynikają z prawa krajowego, ale także z regulacji unijnych, które nakładają na państwa członkowskie konieczność harmonizacji przepisów w celu ochrony systemu finansowego do prania pieniędzy. Każdy podmiot zobowiązany musi przestrzegać przepisów AML w rozumieniu ustawy i rozporządzenia AML, a wdrożenie procedur ma charakter obowiązkowy.

Cel i zakres regulacji

Celem ustawy jest ochrona systemu finansowego przed wykorzystaniem go do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Regulacje AML zapobiegają transferowi środków pochodzących z przestępstw gospodarczych, obrotowi nielegalnych towarów oraz finansowaniu działalności terrorystycznej.

Biura rachunkowe i podmioty prowadzące działalność muszą być świadome, że nawet nieumyślne działania mogą wspierać pranie pieniędzy. Właściwa ocena ryzyka prania pieniędzy jest więc kluczowa – pozwala wyeliminować sytuacje, w których przedsiębiorca nieświadomie uczestniczy w procederze przestępczym.

Kto jest instytucją obowiązaną – lista podmiotów

Definicja „instytucji obowiązanej”

Zgodnie z ustawą AML instytucją obowiązaną jest każdy podmiot, który w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. spełnia kryteria określone w przepisach. Lista instytucji obowiązanych jest szeroka i obejmuje m.in. banki, instytucje kredytowe, krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze, instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego, a także notariuszy, doradców podatkowych i audytorów.

Każdy przedsiębiorca musi zidentyfikować, czy jego działalność wchodzi w zakres podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług płatniczych, doradztwa lub obsługi korporacyjnej. Obowiązek wdrożenia procedury AML nie jest fakultatywny.

Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane

Biura rachunkowe są traktowane jako podmioty obowiązane, gdy wykonują czynności takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych czy reprezentowanie klientów przed urzędami. W świetle ustawy AML obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy powstają niezależnie od wielkości biura – liczy się charakter świadczonych usług.

Biura wirtualne jako instytucje obowiązane

Biura wirtualne zaliczane są do grupy instytucji obowiązanych, gdy oferują usługi rejestracji spółki, udostępniania siedziby lub prowadzenia dokumentacji rejestrowej. Każda spółka korzystająca z takich usług może stać się elementem łańcucha służącego do prania pieniędzy, dlatego ustawodawca wymaga identyfikacji klientów i monitorowania transakcji.

Podmioty prowadzące działalność w zakresie wirtualnego biura muszą pamiętać, że obowiązki wynikające z ustawy dotyczą również ich – w tym konieczność przechowywania dokumentacji AML i zgłaszania podejrzanych przypadków do GIIF.

Inne powiązane podmioty

W kategorii instytucji obowiązanych mieszczą się także doradcy podatkowi, adwokaci, radcowie prawni, firmy audytorskie, pośrednicy w obrocie nieruchomościami oraz podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, gier w karty i gier na automatach. Wszyscy ci przedsiębiorcy, którzy przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, muszą stosować środki bezpieczeństwa finansowego.

Kluczowe obowiązki instytucji obowiązanych

Ocena ryzyka (Risk Assessment)

Każda instytucja obowiązana ma obowiązek wdrożenia dokumentu określającego oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Dokument powinien wskazywać typ klientów, obszary geograficzne i charakter usług, które mogą nieść ryzyko prania pieniędzy. Wdrożenia takiej procedury to fundament skutecznego systemu AML w swojej firmie.

Procedura wewnętrzna AML

Kolejnym elementem jest wewnętrzna procedura AML. Procedura powinna określać m.in. zasady weryfikacji klienta, identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, zgłaszania transakcji do GIIF, przechowywania dokumentacji AML oraz zakres odpowiedzialności osób wykonujących obowiązki.

Czym jest procedura AML? To formalny dokument, który – zgodnie z działem i załącznikiem do ustawy – jest podstawą do wykazania zgodności z przepisami w trakcie kontroli.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy obejmują stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Oznacza to, że biura rachunkowe muszą identyfikować i weryfikować klientów, ustalać beneficjentów rzeczywistych oraz badać cel relacji biznesowej.

Środki mogą być uproszczone lub wzmożone, w zależności od ryzyka. Przykładowo, w przypadku płatności w gotówce o wartości przekraczającej równowartość 10 000 euro, konieczna jest pełna weryfikacja, nawet jeśli transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja.

Rejestrowanie i przechowywanie dokumentacji

Instytucje obowiązane muszą prowadzić rejestr czynności AML oraz przechowywać dokumentację przez co najmniej 5 lat. Może ona mieć formę papierową lub elektroniczną, przy czym należy przestrzegać zasad RODO. Dokumentacji AML nie wolno usuwać przed upływem terminu – nawet w przypadku zakończenia współpracy z klientem.

Zgłaszanie do GIIF

Każdy podmiot obowiązany musi zgłaszać podejrzane transakcje do GIIF. Zgłoszenia dokonuje się niezwłocznie, w formie elektronicznej, poprzez kanały wskazane przez Ministerstwo Finansów.

Formularze zgłoszeń określają rozporządzenia AML – zawierają dane klienta, opis transakcji, kwoty i daty. Procedura AML powinna wskazywać osobę odpowiedzialną za zgłoszenia, sposób ich przekazywania i termin realizacji.

Kluczowe jest zachowanie poufności – klient nie może być informowany o zgłoszeniu. Brak prawidłowego raportowania może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, dlatego procedura powinna być jasna i regularnie aktualizowana.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji organizacyjnej?

Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML Policy)

Dokument AML Policy określa strategię biura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Nie może być to szablonowy wzór – polityka powinna być dostosowana do charakteru prowadzonej działalności oraz rodzaju klientów.

Procedura identyfikacji i weryfikacji klientów

Dokumentacja AML powinna zawierać zasady pozyskiwania danych klientów, wzory formularzy oraz schematy decyzyjne. To element kluczowy w celu zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością gospodarczą klientów.

Procedura zgłaszania do GIIF

W wewnętrznej procedurze AML musi być wskazane, kto jest odpowiedzialny za zgłoszenia do GIIF, w jakim terminie i w jaki sposób dokonuje się notyfikacji. Ważne jest zachowanie poufności i właściwe udokumentowanie czynności.

Zakres szkoleń AML dla personelu

Każda osoba fizyczna zatrudniona w biurze powinna przejść szkolenie z zakresu AML. Dokumentowanie udziału w szkoleniu jest obowiązkowe – zwykle odbywa się poprzez testy lub listy obecności. Szkolenia powinny być cykliczne i dostosowane do zmian w ustawie.

Rejestr czynności i monitoring transakcji

Wewnętrzny rejestr AML powinien dokumentować wszystkie działania, w tym decyzje dotyczące wstrzymania transakcji, oceny ryzyka i zgłoszeń. Możliwe jest prowadzenie go w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami RODO.

Sankcje i kontrole – co grozi za brak zgodności?

Sankcje administracyjne

GIIF może nałożyć kary finansowe sięgające kwoty 1 000 000 zł za brak wdrożenia procedur, niezgłoszenie do CRBR lub brak dokumentacji. Przykłady decyzji pokazują, że sankcje dotykają także małe biura rachunkowe i podmioty prowadzące działalność w zakresie obrotu nieruchomościami.

Sankcje karne

Ustawa AML przewiduje również sankcje karne. Odpowiedzialność może ponieść członek zarządu lub właściciel biura rachunkowego, jeżeli celowo dopuścił do naruszeń. Odpowiedzialność obejmuje sytuacje, gdy pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu było możliwe z powodu braku nadzoru.

Kontrola GIIF i innych organów

Kontrola GIIF polega na weryfikacji procedur, dokumentacji AML oraz oceny ryzyka. Podmiot musi przedstawić wszystkie dokumenty w terminie, a brak gotowości może skutkować dodatkowymi sankcjami. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie audytu wewnętrznego przed kontrolą.

Rekomendacje

Wdrożenie AML to nie tylko formalność – to element odpowiedzialnego prowadzenia biznesu i ochrona przed ryzykiem prawnym. Biura rachunkowe i biura wirtualne powinny traktować dokumentację AML jako tarczę zabezpieczającą przed odpowiedzialnością za transakcje związane z praniem pieniędzy.

Rekomendujemy skorzystanie z usług doradczych i audytów zgodności AML, aby upewnić się, że procedura AML w Twojej firmie spełnia wszystkie wymogi ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i dyrektyw unijnych. Dzięki temu można uniknąć wysokich sankcji i skutecznie chronić się przed wykorzystaniem firmy do nielegalnych działań.