AML – co regulują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i jakie obowiązki nakładają na polskich przedsiebiorców (podmioty obowiązane)

Czym są przepisy AML i jaki mają cel?

Podstawy prawne

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu reguluje ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa AML). Jest to kluczowy akt prawny, który wdraża unijne dyrektywy AML IV, V i VI, dostosowując krajowy system prawny do standardów UE w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Ustawa AML wprowadza szereg obowiązków dla tzw. instytucji obowiązanych i ma na celu zwalczanie zjawisk związanych z legalizacją dochodów pochodzących z przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. AML oznacza zatem nie tylko ramy prawne, ale cały system procesów mających na celu zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Główne cele regulacji

Regulacje AML mają trzy zasadnicze cele:

• Zapobieganie praniu pieniędzy, czyli przeciwdziałanie legalizacji środków pochodzących z przestępstwa,
• Ochrona systemu finansowego przed wykorzystaniem do finansowania nielegalnych działań,
• Zwiększenie przejrzystości stosunków gospodarczych i wzmocnienie zaufania do podmiotów działających na rynku.

W odniesieniu do celu zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, AML reguluje procedury, które są stosowane przez podmioty weryfikujące tożsamość swoich klientów oraz źródło pochodzenia ich środków.

Kto jest podmiotem obowiązanym i jakie ma obowiązki?

Katalog podmiotów obowiązanych

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Do tej grupy zaliczają się m.in.:

• Biura rachunkowe,
• Doradcy podatkowi,
• Biura wirtualne,
• Kancelarie prawne,
• Instytucje finansowe (np. banki, instytucje kredytowe),
• Pośrednicy w obrocie nieruchomościami.

Należy podkreślić, że nawet małe biuro rachunkowe lub podmiot prawny świadczący usługi korporacyjne może zostać uznany za instytucję obowiązaną, a więc zobowiązaną do wdrożenia procedur AML.

Kluczowe obowiązki nałożone na podmioty obowiązane

Do podstawowych obowiązków należą:

• Identyfikacja i weryfikacja klienta (KYC),
• Ocena ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
• Sprawdzanie list sankcyjnych,
• Rejestracja transakcji okazjonalnych,
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• Szkolenie personelu,
• Wdrożenie wewnętrznej procedury AML i systemu monitorowania transakcji.

Wszystkie te działania mają na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi.

Wpływ wdrożenia AML na system pracy

Formalizacja procedur i dokumentacji

Wdrożenie procedur AML oznacza konieczność spisania i ustandaryzowania procesów wewnętrznych. Procedura AML powinna stać się elementem polityki onboardingowej oraz być zintegrowana z systemem CRM, zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego.

Formalizacja polega m.in. na:

• przygotowaniu pisemnej procedury AML, opisującej zasady identyfikacji i weryfikacji klientów, klasyfikacji ryzyka oraz postępowania w przypadku transakcji podejrzanych,
• opracowaniu instrukcji operacyjnych – czyli zrozumiałych wytycznych dla pracowników,
• włączeniu obowiązków AML do dokumentów onboardingu klienta, jak formularze zgłoszeniowe, umowy czy regulaminy,
• dokumentowaniu każdej czynności – weryfikacji klienta, sprawdzeń na listach sankcyjnych, oceny ryzyka i zgłoszeń do GIIF.

Zmiany organizacyjne

Każda instytucja obowiązana powinna:

• Wyznaczyć AML Officera, czyli osobę odpowiedzialną za wdrożenie, utrzymanie i nadzór nad zgodnością z ustawą AML – rola ta powinna być jasno określona w strukturze organizacyjnej,
• Wdrożyć narzędzia wspierające: rejestry, checklisty, formularze – w formie papierowej lub elektronicznej,
• Zapewnić stały dostęp do aktualnych informacji prawnych i narzędzi służących do weryfikacji klientów (np. systemy automatycznego sprawdzania list sankcyjnych),
• Organizować regularne szkolenia i prowadzić ich rejestr, obejmujące nie tylko teorię, ale i praktyczne scenariusze,
• Przygotować system komunikacji wewnętrznej, który umożliwia szybkie zgłaszanie podejrzeń oraz prowadzenie audytów.

Te zmiany organizacyjne wpływają na strukturę operacyjną firmy – od nowego podziału ról po wdrożenie systemów wspierających zarządzanie zgodnością w zakresie AML.

Wpływ na codzienną obsługę klienta

Z uwagi na ryzyko prania pieniędzy, codzienna obsługa klienta wymaga:

• Zebrania informacji o źródłach środków, celach współpracy oraz danych beneficjenta rzeczywistego już na etapie pierwszego kontaktu z klientem,
• Uzupełnienia dokumentacji KYC przy każdej aktualizacji relacji z klientem,
• Regularnej aktualizacji danych i oceny, czy nie wystąpiły nowe czynniki ryzyka (np. zmiana kraju zamieszkania, rozszerzenie zakresu usług),
• Rozpoznania klientów o podwyższonym poziomie ryzyka prania pieniędzy i stosowania wobec nich dodatkowych środków bezpieczeństwa (np. rozszerzona dokumentacja, zatwierdzenie przez AML Officera),
• Klasyfikacji klienta wg poziomu ryzyka: niski, średni, wysoki, co wpływa na intensywność monitorowania transakcji i częstotliwość aktualizacji danych.

Dodatkowo, obowiązki AML oznaczają także konieczność uprzedniej odmowy nawiązania współpracy w przypadku braku możliwości ustalenia tożsamości klienta lub beneficjenta rzeczywistego – co bezpośrednio wpływa na proces sprzedażowy i relację z klientem.

Co powinna zawierać dokumentacja AML w Twojej organizacji?

Procedura wewnętrzna AML

Każdy podmiot zobowiązany musi posiadać spisaną procedurę, która zawiera m.in.:

• Zakres i cel procedury,
• Opis klasyfikacji klientów i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• Zasady postępowania w przypadku klientów z państw trzecich lub objętych sankcjami,
• Postępowanie przy podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• Informacje o osobie odpowiedzialnej za AML, trybie aktualizacji dokumentów i szkoleniach.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka to kluczowy dokument AML. Powinien zawierać:

• Kryteria klasyfikacji klientów (np. kraj pochodzenia, forma kontaktu, rodzaj usług),
• Podział klientów na grupy wg poziomu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
• Sposób dokumentowania oceny i identyfikacji ryzyk prania pieniędzy.

Rejestry i formularze

Obowiązkowa dokumentacja AML to także:

• Rejestr transakcji okazjonalnych,
• Rejestr sprawdzeń KYC i list sankcyjnych,
• Formularze do identyfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego,
• Rejestr szkoleń oraz działań podjętych wobec wykrytego ryzyka prania pieniędzy.

Jak przygotować firmę na kontrolę AML

Audyt wewnętrzny i przegląd gotowości

Każdy podmiot powinien regularnie przeprowadzać audyt wewnętrzny, aby ocenić:

• Spójność dokumentacji z ustawą AML,
• Gotowość na kontrolę GIIF lub KAS,
• Luki w procedurach AML i braki w rejestrach.

Audyt AML powinien obejmować zarówno przegląd formalny (czy dokumenty są aktualne i kompletne), jak i funkcjonalny – czyli sprawdzenie, czy procedury są faktycznie realizowane w codziennej praktyce. Warto przeprowadzać także symulacje kontroli, w ramach których zespół wewnętrzny lub zewnętrzny ekspert odtwarza tok czynności typowych dla wizytacji GIIF, wskazując elementy wymagające korekty. Kontrola może objąć m.in.:

• jakość dokumentacji KYC,
• reakcję na transakcje podejrzane,
• zgodność klasyfikacji ryzyka z wewnętrzną oceną ryzyka AML,
• kompletność rejestrów i raportów AML.

Przygotowanie zespołu

Szkolenia powinny mieć charakter praktyczny:

• Rozpoznawanie podejrzanych transakcji, analiza przypadków,
• Praktyka identyfikacji klienta i zgłaszania do GIIF,
• Ustalenie matrycy ról AML i odpowiedzialności w organizacji.

Oprócz formalnych szkoleń istotne jest zbudowanie świadomości AML w zespole. Każdy pracownik powinien wiedzieć:

• do kogo się zwrócić w przypadku wątpliwości,
• jakie dane są obowiązkowe do zebrania przy onboardingu klienta,
• jak wygląda ścieżka raportowania podejrzeń,
• czym grozi zaniechanie zgłoszenia potencjalnie podejrzanej transakcji.

Zespół powinien być również przeszkolony z obsługi narzędzi AML – m.in. rejestrów, formularzy i oprogramowania do sprawdzania sankcji.

Gotowe rozwiązania i automatyzacja

Skuteczne wdrożenie AML to także:

• Korzystanie z szablonów dokumentów, edytowalnych procedur,
• Automatyczne narzędzia do weryfikacji klientów: lista MF, Sanctions.eu, LexisNexis,
• Narzędzia usprawniające analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych.

Automatyzacja AML pozwala na ograniczenie błędów, przyspieszenie procesów i zapewnienie spójności działań. Dobrym rozwiązaniem są:

• integracje systemów CRM z bazami sankcji i rejestrami AML,
• przypomnienia systemowe o aktualizacji danych klienta,
• alerty ryzyka wygenerowane automatycznie na podstawie określonych parametrów (np. kraj pochodzenia, typ transakcji, struktura właścicielska).

Wdrożenie takich narzędzi jest nie tylko wygodne, ale stanowi również argument w przypadku kontroli, pokazując że podmiot dochowuje należytej staranności w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Zakończenie

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jaki reguluje ustawa z dnia 1 marca 2018, dotyczy zarówno dużych instytucji finansowych, jak i małych biur rachunkowych czy kancelarii. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy to nie tylko obowiązek prawny, ale realne zabezpieczenie przed popełnieniem przestępstwa prania pieniędzy lub wykorzystaniem w nielegalnym obrocie pieniędzy.

Dobrze przygotowana procedura AML, kompletna dokumentacja i przeszkolony zespół to klucz do spokoju podczas kontroli organów nadzoru w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz do działania zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi.

Wdrożenie AML oznacza więc ochronę Twojej firmy i klientów przed ryzykiem związanym z praniem pieniędzy, usprawnienie obsługi i większą transparentność działania w systemie finansowym do prania pieniędzy. Skrót AML nie jest tylko prawnym wymogiem, ale realnym narzędziem zarządzania ryzykiem.