AML dla biura rachunkowego

Skontaktuj się z nami, aby rozpocząć wdrożenie

Nasza usługa zapewnia zrealizowanie obowiązków w zakresie AML
i wdrożenie procedury AML dla biur rachunkowych.

Dowiedz się jak łatwo uniknąć ryzyk, czym jest procedura AML i na czym polega jej wdrożenie w organizacji.

Obowiązek obejmuje de facto każde biuro rachunkowe

Stosowanie przepisów AML w działalności obejmującej usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Niezależnie od gąszczu przepisów, które w swojej codziennej pracy muszą brać pod uwagę biura rachunkowe tj. przepisów w zakresie prowadzenia ksiąg (ustawa o rachunkowości) oraz w zakresie przepisów prawa podatkowego, biura rachunkowe prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych podlegają także przepisom AML określonym w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Zgodność z przepisami z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy jest więc obowiązkiem każdego biura jako instytucji zobowiązanej. Wdrożenie skutecznych wewnętrznych procedur AML jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z prawem działalności biura i uniknięcia rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów.

Wdrożenie obowiązków ustawy AML dla biur rachunkowych

Obowiązki każdego biura rachunkowego w zakresie ustawy AML (ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) oraz innych przepisów

Każde biuro rachunkowe, jako instytucja obowiązana zgodnie z ustawą o AML, ma obowiązek wdrożenia skutecznych procedur wewnętrznych AML, w tym procedury przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Przepisy AML, wprowadzone ustawą AML dnia 1 marca 2018 roku, nakładają na biura rachunkowe, jako podmioty świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, liczne obowiązki związane z rozpoznawaniem i oceną ryzyka prania pieniędzy oraz stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Niewłaściwe wdrożenie AML może narazić biuro rachunkowe na wysokie kary administracyjne oraz ryzyko odpowiedzialności karnej.

Kancelaria Radcy Prawnego Bartosz Siekacz we współpracy z COGITECH oferuje kompleksowe wdrożenie systemu AML w biurach rachunkowych, obejmujące nie tylko opracowanie i implementację procedur, ale również stały monitoring zmian w przepisach oraz regularne aktualizacje dokumentacji i oceny ryzyk. Nasza usługa pozwoli zminimalizować ryzyko naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. W ramach usługi, oferujemy naszym Klientom opracowanie wszelkich opinii lub wyjaśnień z zakresu AML.

Zarządzanie ryzykiem prania pieniędzy

Ocena ryzyka prania pieniędzy i procedura oceny ryzyka wdrożone zgodnie z ustawą AML i innymi przepisami o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Ustawa AML nakłada na podmioty zobowiązane obowiązek rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z AML, co jest kluczowym elementem systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Biura rachunkowe zobowiązane są do:

przeprowadzenia oceny ryzyka prania pieniędzy dla każdego klienta,
identyfikacji i klasyfikacji klientów na podstawie poziomu ryzyka,
wdrożenia adekwatnych środków bezpieczeństwa finansowego w zależności od poziomu ryzyka,
regularnej weryfikacji i aktualizacji oceny ryzyka.

Jak pracujemy - DrivenLegal framework

Ocena ryzyka powinna być dokumentowana i aktualizowana na bieżąco. Każde biuro rachunkowe powinno opracować Raport Oceny Ryzyka Klienta, który zawiera:

informacje na temat beneficjenta rzeczywistego,
dane dotyczące struktury właścicielskiej podmiotu,
szczegółową analizę charakterystyki transakcji klienta,
ocenę stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnych klienta z krajami wysokiego ryzyka,
określenie kategorii ryzyka i przypisanie klientowi odpowiedniego poziomu ryzyka AML.

Ponadto obowiązkiem z zakresu AML jest także opracowanie Ogólnej Oceny Ryzyka Podmiotu Obowiązanego, zgodnie z art. 27 ustawy, która obejmuje analizę całej działalności biura rachunkowego w zakresie AML oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy. Dokument ten powinien zawierać szczegółową analizę transakcji, schematów operacyjnych i branżowych czynników ryzyka, które mogą wpływać na działalność biura rachunkowego.

Wewnętrzne procedury AML dla biur rachunkowych

Czym jest procedura AML i co powinna zawierać?

Każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury AML. Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy musi precyzyjnie określać obowiązki podmiotu prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i pracowników instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Sama procedura AML jest dokumentem, który powinien regulować przynajmniej:

sposób przeprowadzania oceny ryzyka klientów i transakcji,
procedurę identyfikacji i weryfikacji beneficjenta rzeczywistego,
stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
zasady raportowania podejrzanych transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
zasady weryfikacji i aktualizacji dokumentacji klientów,
obowiązki administracyjne wynikające z ustawy AML,
prowadzenie rejestru klientów o podwyższonym ryzyku oraz wewnętrznych alertów AML.

Obowiązki biur rachunkowych w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu

Zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego stanowi kluczowy element systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do stosowania zakresu przepisów regulujących kwestie dotyczące środków bezpieczeństwa finansowego w celu ograniczenia ryzyka związanego z obsługiwanymi klientami oraz ich transakcjami.

Środki te obejmują:

Identyfikację i weryfikację klienta oraz beneficjenta rzeczywistego

➔ Gromadzenie pełnych danych identyfikacyjnych klienta (imię, nazwisko, numer PESEL/NIP, adres zamieszkania/siedziby).➔ Weryfikację tożsamości na podstawie wiarygodnych dokumentów urzędowych.➔ Określenie struktury właścicielskiej podmiotu oraz identyfikację beneficjenta rzeczywistego.➔ Sprawdzanie powiązań klienta z listami sankcyjnymi i podmiotami objętymi restrykcjami międzynarodowymi.

Bieżące monitorowanie transakcji w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy zgodnie z przepisami

➔ Analiza transakcji pod kątem zgodności z profilem działalności klienta ➔ Wykrywanie nietypowych transakcji odbiegających od standardowej aktywności klienta - analiza rozbieżności między informacjami otrzymywanymi od klienta.➔ Zgłaszanie transakcji podejrzanych do GIIF w przypadku wystąpienia przesłanek prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ocena ryzyka klienta i transakcji w ramach stosowania przepisów ustawy

➔ Klasyfikowanie klientów na podstawie poziomu ryzyka AML (niskie, średnie, wysokie).➔ Dostosowanie zakresu stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego do poziomu ryzyka.➔ Regularna analiza i aktualizacja oceny ryzyka klienta oraz jego transakcji.

Zwiększone środki bezpieczeństwa dla klientów o podwyższonym ryzyku w kontekście możliwych naruszeń

➔ Pogłębiona analiza źródeł finansowania klienta.➔ Dodatkowa weryfikacja dokumentów oraz szczegółowa analiza przeprowadzanych transakcji.➔ Ścisły nadzór nad działalnością klientów z krajów wysokiego ryzyka oraz sektorów gospodarki szczególnie narażonych na pranie pieniędzy.

Zastosowanie procedury wzmożonej weryfikacji

➔ W przypadku identyfikacji podmiotów lub transakcji budzących wątpliwości biuro rachunkowe powinno wdrożyć procedury wzmożonego monitorowania, które mogą obejmować dodatkowe weryfikacje dokumentów, żądanie wyjaśnień dotyczących źródeł finansowania czy szczegółowe raportowanie transakcji.

Obowiązek archiwizacji i raportowania

➔ Przechowywanie dokumentacji dotyczącej identyfikacji klienta i przeprowadzonych transakcji przez okres co najmniej 5 lat.➔ Raportowanie wszelkich podejrzanych działań do odpowiednich organów nadzorczych.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny być dostosowane do specyfiki działalności biura rachunkowego oraz profilu jego klientów. Regularna aktualizacja uprzednio dokonanej oceny ryzyka i procedur oraz stosowanie najnowszych wytycznych i standardów AML pozwala na skuteczną ochronę przed zagrożeniami związanymi z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu.

Świadczymy wyłącznie usługi eksperckie

Etapy wdrożenia procedur AML

Proces usługi wdrożenia AML dla biura rachunkowego

01. Ocena ryzyka AML

Przeprowadzenie analizy ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu dla podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe.

02. Opracowanie wewnętrznej procedury AML

Wdrożenie procedur AML zgodnych z przepisami AML oraz ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy obejmujące także wprowadzenie odpowiednich zmian do systemu ochrony danych osobowych,

03. Szkolenie z zakresu AML personelu

Szkolenie AML ma na celu przekazanie pracownikom instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów AML i umiejętności stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w praktyce, a także udzielenia wszelkich wyjaśnień z zakresu przepisów prawa AML,

04. Monitorowanie transakcji

Bieżąca weryfikacja i aktualizacja danych klientów oraz transakcji pod kątem zgodności z ustawą AML.

05. Raportowanie i dokumentacja AML

Prowadzenie dokumentacji AML oraz raportowanie podejrzanych transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

Każdy etap wdrożenia musi być odpowiednio udokumentowany. Dokumentacja obejmuje m.in. politykę AML, instrukcje wewnętrzne oraz rejestry podejrzanych transakcji.

Usługa Maintenance

Aktualizacja dokumentów
i ryzyk

Kancelaria oferuje również usługi Maintenance AML, które obejmują:

bieżącą aktualizację dokumentacji AML,
regularne przeglądy i dostosowanie oceny ryzyka,
monitorowanie zmian w ustawodawstwie tj. przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i implementację nowych wymogów,
audyt wewnętrzny procedur AML w biurze rachunkowym,
wsparcie w zakresie raportowania transakcji podejrzanych i identyfikacji naruszeń.

Dzięki usłudze Maintenance zapewniamy, że biuro rachunkowe pozostaje w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami AML oraz zmieniającymi się regulacjami.

Aktualizacja i dostosowanie procedur AML do zmian w przepisach

Od dnia 1 marca 2018 roku przepisy AML podlegają dynamicznym zmianom, dlatego biura rachunkowe muszą regularnie przeprowadzać aktualizację wewnętrznych procedur AML, uwzględniając:

zmiany w ustawie AML oraz dyrektywach unijnych,
nowe wytyczne dotyczące oceny ryzyka i środków bezpieczeństwa finansowego,
obowiązek weryfikacji i aktualizacji danych beneficjenta rzeczywistego,
monitorowanie transakcji pod kątem wykrywania podejrzanych działań.

W KILKU SŁOWACH

AML

AML to kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa finansowego oraz zgodności z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Kompleksowe wdrożenie procedur AML, w tym oceny ryzyka, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz monitorowania transakcji, to niezbędne działania dla każdego biura rachunkowego. Dzięki profesjonalnemu wdrożeniu AML oraz usługom Maintenance, biura rachunkowe mogą skutecznie przeciwdziałać praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, unikając ryzyka administracyjnych i prawnych konsekwencji wynikających z naruszenia przepisów AML.