Kto i w jaki sposób kontroluje i nadzoruje wykonania obowiązków AML?
Organy odpowiedzialne za nadzór nad AML w Polsce
Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF)
Generalny Inspektor Informacji Finansowej to centralny organ nadzoru nad przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Polsce. Jego kompetencje zostały określone w ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. GIIF analizuje zawiadomienia o podejrzanych transakcjach, prowadzi rejestry oraz współpracuje z zagranicznymi jednostkami analityki finansowej.
Jednym z najważniejszych zadań GIIF jest kontrola wykonywania przez instytucje obowiązane obowiązków AML, takich jak wdrożenie procedur, ocena ryzyka prania pieniędzy czy monitorowanie relacji z klientami. W przypadku wykrycia nieprawidłowości GIIF może przeprowadzić kontrolę dokumentów, nałożyć administracyjne kary pieniężne, a także skierować sprawę do prokuratury w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.
Działalność GIIF jest osadzona w strukturach Departamentu Informacji Finansowej Ministerstwa Finansów. Organ ten odpowiada za nadzór nad instytucjami obowiązanymi w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, co stanowi fundament bezpieczeństwa finansowego państwa.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)
Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest kolejnym kluczowym organem sprawującym nadzór nad wykonywaniem obowiązków AML. KAS może działać na zlecenie GIIF lub z własnej inicjatywy. Zakres jego uprawnień obejmuje zarówno analizę dokumentacji AML, jak i przeprowadzanie kontroli zgodności procedur z ustawą AML.
KAS ocenia m.in. poprawność wdrożonej oceny ryzyka, skuteczność stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz kompletność prowadzonej dokumentacji. Organ ten może także przesłuchiwać pracowników, w tym osobę odpowiedzialną za AML, zabezpieczać dane oraz sporządzać sprawozdania pokontrolne.
W praktyce KAS koncentruje się na podmiotach z sektora niebankowego, w tym na biurach rachunkowych. To właśnie w tych jednostkach ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu jest często niedoszacowane, co czyni nadzór KAS istotnym elementem systemu AML.
Inne organy branżowe (w zależności od rodzaju działalności)
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności nadzór nad instytucjami obowiązanymi sprawują również inne organy branżowe. Dla instytucji finansowych odpowiedzialna jest Komisja Nadzoru Finansowego (KNF), która realizuje swoje zadania w oparciu o krajowe i unijne regulacje dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy.
W odniesieniu do doradców podatkowych nadzór sprawują izby doradców podatkowych, a nad radcami prawnymi czy notariuszami czuwają ich samorządy zawodowe. W przypadku biur rachunkowych głównymi organami nadzoru pozostają GIIF oraz KAS, jednak niektóre działania mogą podlegać również samorządom branżowym.
Organy te odpowiadają za kontrolę wykonywania przez instytucje obowiązane obowiązków AML, przy czym szczególny nacisk kładzie się na ocenę ryzyka, prowadzenie dokumentacji oraz stosowanie procedur zgodnych z ustawą.
Kto nadzoruje AML i jak wygląda kontrola AML w praktyce?
Tryb wszczęcia kontroli
Kontrola AML może być wszczęta w dwóch podstawowych trybach: planowym i doraźnym. Kontrole planowe wynikają z rocznej analizy ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Organy nadzoru identyfikują w ten sposób podmioty, w których potencjalne nieprawidłowości występują najczęściej, lub które nie wdrożyły właściwej polityki AML. Z kolei kontrola doraźna może być wynikiem zgłoszenia podejrzanej transakcji, sygnału od klienta lub innego organu.
Zawiadomienie o kontroli zawiera informacje o zakresie i przedmiocie działań, a także wskazuje termin przedstawienia odpowiedniej dokumentacji. Już ten etap wymaga od instytucji obowiązanej odpowiedniego przygotowania, w tym zapewnienia dostępności kluczowych osób oraz uporządkowania dokumentacji AML.
Przebieg kontroli
Kontrola AML składa się z kilku etapów. Najpierw instytucja obowiązana otrzymuje wezwanie do przedstawienia dokumentacji. Następnie kontrolujący dokonują przeglądu wewnętrznych procedur AML, w tym polityki AML, oceny ryzyka, rejestrów oraz dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków.
Szczegółowej analizie podlegają m.in. relacje z klientami, w tym klasyfikacja ich poziomu ryzyka oraz działania podjęte w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Możliwe jest także przesłuchanie personelu lub AML Officer’a, a także sprawdzenie zgodności z aktualnymi listami sankcyjnymi.
Skutki kontroli
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół lub sprawozdanie pokontrolne. Zawiera ono opis stwierdzonych uchybień, zalecenia pokontrolne oraz – jeśli zachodzi taka potrzeba – informację o nałożeniu sankcji.
Sankcje te mogą przybrać różną formę: od zaleceń naprawczych, przez kary administracyjne, aż po zgłoszenie do prokuratury w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa. Przykładowo, zgodnie z ustawą AML, kara pieniężna może sięgnąć nawet 1 mln euro lub dwukrotności uzyskanej korzyści w wyniku naruszenia.
Jak wdrożenie AML wpływa na system wewnętrzny biura?
Konieczność sformalizowania procedur
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wymaga od każdego podmiotu obowiązanego posiadania wewnętrznych procedur AML. Dokument ten, zwany polityką AML, stanowi fundament działań zgodnych z przepisami. Powinien obejmować m.in. identyfikację i weryfikację klientów, stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, monitorowanie relacji i działania podejmowane wobec beneficjenta rzeczywistego.
Wdrożenie AML wpływa na strukturę organizacyjną – konieczne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie zasad AML, co często oznacza powołanie AML Officer’a. Organizacja musi stworzyć spójny obieg informacji wewnętrznej oraz zapewnić odpowiednie kanały zgłaszania podejrzanych transakcji.
Nowe obowiązki operacyjne
Wdrażając politykę AML, biuro rachunkowe przyjmuje na siebie nowe obowiązki operacyjne. Kluczowe z nich to:
- regularna weryfikacja klientów oraz klasyfikowanie ich zgodnie z oceną ryzyka AML,
- prowadzenie wymaganych rejestrów AML,
- archiwizacja dokumentacji,
- monitorowanie klientów pod kątem obecności na listach sankcyjnych.
Obowiązki te są ciągłe – każda nowa relacja, każda zmiana statusu klienta czy zmiana w przepisach musi być uwzględniona i odzwierciedlona w dokumentacji AML.
Potrzeba edukacji personelu
Szkolenie pracowników to jeden z najważniejszych obowiązków wynikających z przepisów ustawy o AML. Zgodnie z art. 52 ustawy AML, instytucja obowiązana musi szkolić personel co najmniej raz w roku, dokumentując program szkoleniowy, listy obecności oraz testy wiedzy.
Celem szkoleń jest nie tylko przekazanie wiedzy teoretycznej, ale także praktyczne przygotowanie pracowników do rozpoznawania podejrzanych transakcji oraz znajomości zasad zgłaszania ich do GIIF. Szkolenia pozwalają również na identyfikowanie ryzyka związanego z AML w codziennej pracy.
Dokumenty, które MUSZĄ być gotowe na kontrolę
Procedura wewnętrzna AML (polityka AML)
To podstawowy dokument wymagany od każdej instytucji obowiązanej. Powinien zawierać zasady identyfikacji klienta, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, procedurę zgłoszeń do GIIF, sposób prowadzenia rejestrów i postępowania wobec osób i podmiotów znajdujących się na listach sankcyjnych.
Ocena ryzyka
Ocena ryzyka AML to dokument indywidualny dla każdej organizacji. Musi zawierać klasyfikację klientów ze względu na poziom ryzyka prania pieniędzy, metody i źródła analizy oraz częstotliwość aktualizacji – co najmniej raz w roku.
Rejestry wymagane przez ustawę AML
Wśród wymaganych rejestrów znajdują się:
- rejestr weryfikacji klienta,
- rejestr sprawdzeń wobec list sankcyjnych,
- rejestr transakcji podejrzanych,
- rejestr szkoleń AML.
Dokumenty te muszą być prowadzone rzetelnie i w sposób umożliwiający natychmiastowe przedstawienie ich organom nadzoru.
Dowody wykonania obowiązków
Kontrolujący mogą żądać przedstawienia formularzy KYC, raportów z systemów AML, potwierdzeń sprawdzeń klientów, protokołów ze szkoleń oraz kopii zgłoszeń do GIIF. Dokumenty te potwierdzają faktyczne wykonywanie obowiązków AML.
Jak przygotować biuro rachunkowe na kontrolę AML
Checklista przed kontrolą
Dobrą praktyką jest posiadanie checklisty dokumentów i działań, które powinny być przygotowane przed kontrolą. Wśród nich należy uwzględnić: procedurę AML, ocenę ryzyka, rejestry, dokumentację szkoleń, umowy z klientami, wzory formularzy KYC oraz schematy obiegu informacji wewnętrznej.
Mini-audyt wewnętrzny
Co najmniej raz do roku warto przeprowadzić mini-audyt zgodności AML. Obejmuje on analizę luk, ocenę ryzyka operacyjnego, skuteczność wdrożonych procedur oraz przygotowanie planu naprawczego. Taki audyt nie tylko porządkuje wewnętrzne działania, ale także zwiększa bezpieczeństwo podmiotu.
Wsparcie zewnętrzne – dlaczego warto?
Outsourcing AML to popularne rozwiązanie wśród małych i średnich przedsiębiorców. Firmy consultingowe oferują gotowe procedury, wzory dokumentów, aktualizacje zgodne z przepisami oraz bieżące wsparcie w razie kontroli. Szczególnie wartościowe jest powierzenie roli AML Officer’a zewnętrznemu specjaliście, co minimalizuje ryzyko błędów.
Przypadki orzeczeń i decyzji administracyjnych za naruszenie przepisów AML
Wyrok WSA w Warszawie z 10 sierpnia 2021 r. (sygn. V SA/Wa 2574/21)
Opis sprawy: Instytucja obowiązana została ukarana przez Ministra Finansów za brak sporządzenia oceny ryzyka (art. 27 ust. 3 ustawy AML) oraz niewdrożenie wewnętrznej procedury AML (art. 50 ustawy AML).
Rozstrzygnięcie: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję ministra, wskazując na niewystarczające uzasadnienie oraz brak precyzyjnych wytycznych co do obligatoryjnych elementów oceny ryzyka.
Znaczenie: Wyrok ten podkreśla konieczność jasnego określenia obowiązków instytucji obowiązanych oraz precyzyjnego uzasadniania decyzji administracyjnych.
Wyrok WSA w Warszawie z 17 listopada 2021 r. (sygn. V SA/Wa 3409/21)
Opis sprawy: Instytucja obowiązana została ukarana za niewywiązanie się z obowiązku szkoleniowego (art. 52 ustawy AML).
Rozstrzygnięcie: Sąd uznał, że samo potwierdzenie zapoznania się z procedurami nie spełnia wymogu udziału w programach szkoleniowych.
Znaczenie: Wyrok wskazuje na konieczność aktywnego uczestnictwa pracowników w szkoleniach AML, a nie tylko formalnego potwierdzenia zapoznania się z procedurami.
Źródło: CBOSA, Lex, pit.pl – artykuł
Decyzja GIIF – kara dla spółki nieruchomościowej
Opis sprawy: Generalny Inspektor Informacji Finansowej nałożył karę w wysokości 7 tys. zł na spółkę zajmującą się nieruchomościami za brak stworzenia odpowiednich struktur przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Znaczenie: Decyzja ta pokazuje, że obowiązki AML dotyczą nie tylko instytucji finansowych, ale również innych podmiotów, takich jak spółki nieruchomościowe.
Przykładowe sankcje administracyjne
Opis: Zgodnie z ustawą AML, instytucje obowiązane mogą zostać ukarane karą pieniężną do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej w wyniku naruszenia, a gdy nie jest możliwe ustalenie tej kwoty – do wysokości równowartości 1 mln euro.
Znaczenie: Wysokość kar podkreśla wagę przestrzegania przepisów AML przez wszystkie instytucje obowiązane.
Zakończenie
Organy nadzorcze dysponują szerokimi uprawnieniami, dzięki którym mogą skutecznie kontrolować przestrzeganie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W ramach swoich kompetencji Generalny Inspektor Informacji Finansowej, Szef Krajowej Administracji Skarbowej oraz inne organy branżowe są w stanie zidentyfikować nieprawidłowości, nałożyć sankcje oraz wnioskować o wszczęcie postępowań karnych w przypadku poważnych naruszeń.
Dla każdej instytucji obowiązanej – w szczególności biura rachunkowego – kluczowe znaczenie ma systematyczne dokumentowanie działań AML oraz posiadanie kompletnego, wdrożonego i realnie działającego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy. Obejmuje to formalną procedurę, ocenę ryzyka, prowadzenie wymaganych rejestrów oraz regularne szkolenia pracowników. Tylko spójne i rzetelne podejście pozwala na zapewnienie zgodności z przepisami oraz uniknięcie dotkliwych kar finansowych i reputacyjnych.
Zarządzanie zgodnością AML to także element szerszej strategii bezpieczeństwa biznesowego. Dzięki niemu przedsiębiorca nie tylko unika odpowiedzialności administracyjnej, ale również wzmacnia swoją pozycję rynkową jako rzetelny i transparentny podmiot. Szczególnie dla biur, które nie posiadają własnych działów compliance, rekomendowane jest korzystanie z gotowych narzędzi oraz wsparcia doradców zewnętrznych. Profesjonalna pomoc pozwala nie tylko spełnić wymogi formalne, ale też skutecznie zarządzać ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w codziennej praktyce.
