Co powinna zawierać procedura AML w Twojej organizacji? Definicja, wzór, wdrożenie

Czym jest procedura AML i kto musi ją posiadać?

Definicja i rola procedury wewnętrznej AML

Procedura AML to dokument regulujący sposób realizacji obowiązków ustawowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ma ona charakter wewnętrznego aktu normatywnego, który wyznacza standardy działania całej organizacji – zarówno wobec klientów, jak i instytucji kontrolnych. Jej celem jest zapewnienie, że działania podejmowane przez pracowników będą zgodne z przepisami prawa, a firma będzie w stanie wykazać należytą staranność w przypadku kontroli ze strony GIIF lub KAS. Procedura ta definiuje konkretne kroki, jakie należy podjąć przy podejmowaniu współpracy z nowym klientem, weryfikacji jego tożsamości oraz monitorowaniu jego transakcji.

Kto jest zobowiązany do jej wdrożenia?

Obowiązek posiadania procedury AML dotyczy szerokiego katalogu podmiotów określonych w ustawie AML jako instytucje obowiązane. W praktyce są to m.in. biura rachunkowe, wirtualne biura, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, a także przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w formie jednoosobowej. Bez względu na rozmiar firmy czy liczbę klientów, każdy podmiot objęty ustawą musi posiadać wewnętrzną procedurę AML oraz przestrzegać jej zapisy w codziennej pracy.

Obowiązkowe elementy procedury AML

Zakres stosowania i cele dokumentu

Dokument powinien wskazywać, jakie działy, stanowiska lub procesy w firmie podlegają regulacjom AML. Może to być np. dział sprzedaży, obsługi klienta, dział prawny lub operacyjny. Celem procedury AML jest zapewnienie zgodności z ustawą, minimalizacja ryzyk operacyjnych i prawnych oraz przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jasne określenie zakresu stosowania pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia spójność działań całej organizacji.

Klasyfikacja ryzyka klientów

Procedura AML powinna zawierać mechanizmy oceny ryzyka klienta – na etapie onboardingu oraz w trakcie trwania współpracy. Klasyfikacja ryzyka obejmuje podział klientów na niskie, standardowe i wysokie ryzyko. W ocenie uwzględnia się m.in. kraj pochodzenia, rodzaj prowadzonej działalności, typ stosunku gospodarczego oraz historię transakcji. Przykładem klienta wysokiego ryzyka może być osoba fizyczna prowadząca działalność w branży obrotu papierami wartościowymi lub mająca powiązania z jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej z kraju podwyższonego ryzyka.

Środki bezpieczeństwa finansowego (KYC)

Środki bezpieczeństwa finansowego to zestaw działań, jakie należy wdrożyć, aby rzetelnie zidentyfikować klienta oraz jego beneficjenta rzeczywistego. W procedurze AML należy wskazać, jak wygląda proces identyfikacji przy nawiązywaniu relacji oraz w trakcie współpracy, jakie dane są weryfikowane, jakie formularze są wypełniane i jak odbywa się monitoring. Istotne jest także określenie częstotliwości aktualizacji danych oraz źródeł ich pochodzenia. Przykładem działania może być sprawdzenie klienta na listach sankcyjnych UE lub ONZ.

Postępowanie w przypadku podejrzenia prania pieniędzy

Procedura powinna jasno określać zasady działania w sytuacji uzasadnionego podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Wzór procedury AML musi zawierać schemat zgłoszenia do GIIF – określający, kto (np. AML Officer), kiedy i w jaki sposób zgłasza podejrzenie. Zasadą nadrzędną w takich przypadkach jest tzw. zakaz ujawniania – pracownicy nie mogą informować klienta o tym, że dokonano zgłoszenia lub że toczy się jakiekolwiek postępowanie.

Rejestry wymagane przez ustawę

Zgodnie z ustawą AML, każda instytucja obowiązana musi prowadzić rejestry: sprawdzeń klientów, transakcji okazjonalnych, podejrzanych transakcji oraz szkoleń z zakresu AML. Rejestry te powinny zawierać m.in. daty, dane identyfikacyjne klienta, cel przeprowadzenia analizy, a także informacje o decyzjach podjętych przez pracowników. Dokumenty te przechowuje się przez co najmniej 5 lat. Zaleca się dokumentować je w formie elektronicznej z opcją eksportu do PDF.

Szkolenia i odpowiedzialność pracowników

Szkolenia są kluczowym elementem skutecznego wdrożenia procedury AML. Powinny odbywać się cyklicznie i obejmować zagadnienia związane z identyfikacją klienta, oceną ryzyka oraz obowiązkami zgłoszeniowymi. Każdy uczestnik szkolenia powinien podpisać oświadczenie lub wypełnić potwierdzenie udziału w formacie PDF.

W procedurze należy także wskazać wyraźnie zakres odpowiedzialności AML Officera – osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w organizacji. Do jego obowiązków należy m.in.:

• opracowanie i aktualizacja procedury AML,
• prowadzenie rejestrów i dokumentacji AML,
• bieżący nadzór nad realizacją obowiązków ustawowych przez pracowników,
• przeprowadzanie lub organizacja szkoleń AML,
• weryfikacja oceny ryzyka klienta i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• podejmowanie decyzji o zgłoszeniu podejrzenia do GIIF,
• monitorowanie zmian przepisów prawa i rekomendowanie niezbędnych modyfikacji w dokumentacji AML,
• współpraca z organami nadzorczymi (np. GIIF, KAS) w trakcie kontroli lub postępowań wyjaśniających.

AML Officer pełni kluczową funkcję w zapewnieniu zgodności organizacji z ustawą AML i ograniczeniu ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Dostosowanie procedury AML do działalności biura

Zasada proporcjonalności

Jednym z kluczowych założeń ustawy AML jest zasada proporcjonalności. Oznacza to, że procedura AML powinna być dostosowana do wielkości organizacji, rodzaju świadczonych usług oraz liczby obsługiwanych klientów. Dla jednoosobowej działalności wystarczają uproszczone procedury, natomiast sieć biur czy firma obsługująca klientów zagranicznych będzie potrzebować rozbudowanej struktury wewnętrznej.

Uwzględnienie specyfiki usług

Dobre praktyki wskazują, że procedura powinna uwzględniać charakter oferowanych usług. Biura księgowe, biura adresowe, czy podmioty specjalizujące się w obsłudze spółek zagranicznych muszą dopasować treść procedury do realiów swojej działalności. Wzór procedury AML powinien zawierać osobne rozdziały dla klientów jednorazowych, zagranicznych czy osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Przykładowy wpływ wdrożenia na system pracy

Wdrożenie procedury AML wpływa na szereg aspektów funkcjonowania biura rachunkowego. Już na etapie nawiązywania relacji z klientem pojawia się konieczność stosowania dodatkowych działań – w tym formularzy identyfikacyjnych, oceny ryzyka oraz procesu akceptacji klienta przed rozpoczęciem świadczenia usług. Może to oznaczać wydłużenie procesu onboardingu, ale również wprowadzenie większej kontroli nad tym, z kim i na jakich warunkach firma współpracuje.

W praktyce oznacza to:

• konieczność zebrania od klienta szczegółowych informacji (oświadczenia, dane beneficjenta rzeczywistego, informacje o źródłach środków),
• weryfikację dokumentów tożsamości i danych rejestrowych (w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej),
• ocenę poziomu ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną,
• obowiązek utrzymywania i aktualizowania dokumentacji AML przez cały okres współpracy z klientem,
• zaangażowanie AML Officera w analizę nietypowych transakcji oraz zgłaszanie podejrzeń do GIIF.

Biuro musi również wdrożyć wewnętrzne mechanizmy cyklicznej kontroli poprawności i aktualności danych, a także utrzymywać komunikację wewnętrzną w sprawach AML. Wszystkie te zmiany mają na celu zmniejszenie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego z działalnością biura.

Praktyczne narzędzia i załączniki do procedury AML – wzór, checklisty

Formularze i wzory

Do procedury AML powinny być dołączone wzory dokumentów, które są niezbędne do realizacji obowiązków ustawowych i codziennego funkcjonowania systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy. Dobrze opracowany zestaw formularzy i wzorów ułatwia pracownikom właściwe wykonywanie procedur i zapewnia spójność działań w całej organizacji. Wzory dokumentów mogą być dostarczane w wersji papierowej lub elektronicznej (np. pdf), w zależności od sposobu zarządzania dokumentacją.

Do kluczowych załączników zaliczamy:

• Formularz identyfikacyjny klienta (KYC) – zawiera dane klienta, w tym identyfikację osoby fizycznej lub osoby prawnej, dane kontaktowe, informacje o celu nawiązania stosunku gospodarczego, status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz dane beneficjenta rzeczywistego.
• Wzór oceny ryzyka AML – umożliwia przypisanie klienta do jednej z kategorii ryzyka: niskiego, standardowego lub wysokiego. Formularz powinien zawierać pytania dotyczące źródła środków, obszarów działalności klienta, powiązań zagranicznych oraz historii relacji z firmą.
• Wzór zgłoszenia do GIIF – dokument wykorzystywany do formalnego powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Powinien zawierać opis sytuacji, dane klienta, charakter transakcji oraz uzasadnienie podejrzenia.
• Wzór potwierdzenia przeszkolenia pracownika – formularz, na którym pracownik potwierdza zapoznanie się z procedurą AML oraz udział w szkoleniu. Dokument stanowi potwierdzenie spełnienia wymogów ustawowych w zakresie edukacji pracowników.

Wzory te powinny być przechowywane w miejscu określonym w procedurze, a ich stosowanie dokumentowane. Ich aktualność i kompletność należy regularnie weryfikować, szczególnie w przypadku zmian przepisów lub modyfikacji procedury AML.

Checklista wdrożeniowa dla biura

Checklista wdrożeniowa to praktyczne narzędzie wspierające instytucje obowiązane w procesie implementacji procedury AML. Pozwala usystematyzować działania wymagane przepisami ustawy i zapewnić, że wszystkie obowiązki zostały należycie wykonane. Dokument tego typu może przyjąć formę tabeli lub listy zadań wraz z terminami realizacji oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej.

Przykładowe elementy checklisty AML:

• Wyznaczenie AML Officera lub osoby odpowiedzialnej za realizację obowiązków AML,
• Przeprowadzenie audytu wstępnego i analiza ryzyka związanego z działalnością biura,
• Opracowanie lub aktualizacja procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy,
• Przygotowanie wzorów dokumentów (KYC, ocena ryzyka, zgłoszenie do GIIF, szkolenie),
• Wdrożenie środków bezpieczeństwa finansowego (identyfikacja, weryfikacja, monitoring transakcji),
• Utworzenie rejestrów wymaganych ustawą (sprawdzeń, transakcji okazjonalnych, podejrzanych transakcji, szkoleń),
• Przeszkolenie pracowników i zebranie potwierdzeń uczestnictwa,
• Określenie kanału zgłoszeń naruszeń przepisów z zakresu AML,
• Zabezpieczenie miejsca przechowywania dokumentacji AML oraz danych osobowych,
• Harmonogram cyklicznych przeglądów i aktualizacji procedury AML.

Taka lista pełni funkcję kontrolną i ułatwia przygotowanie się do ewentualnej kontroli GIIF lub KAS. Dodatkowo może stanowić dowód dochowania należytej staranności w przypadku zarzutów naruszenia przepisów AML.

Miejsce przechowywania i ochrona danych

Procedura AML powinna jasno określać, gdzie i w jaki sposób przechowywana jest dokumentacja związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Dotyczy to zarówno formularzy KYC, ocen ryzyka, rejestrów AML, jak i korespondencji z GIIF czy dokumentów zgłoszeń. Prawidłowe przechowywanie i zabezpieczenie tych danych jest kluczowe z perspektywy zgodności z ustawą AML oraz przepisami RODO.

Rekomenduje się:

• przechowywanie dokumentacji w dedykowanym systemie elektronicznym z możliwością eksportu danych do formatu PDF,
• stosowanie ograniczeń dostępu – np. dostęp tylko dla AML Officera, kadry zarządzającej lub wybranych pracowników,
• zabezpieczenie danych osobowych hasłem, szyfrowaniem lub rozwiązaniami technologicznymi zgodnymi z polityką bezpieczeństwa informacji,
• regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów AML,
• określenie minimalnego okresu przechowywania danych – co najmniej 5 lat od zakończenia współpracy z klientem.

Warto także w procedurze wskazać sposób usuwania dokumentacji po upływie okresu retencji oraz uregulować, kto odpowiada za prawidłowe przetwarzanie danych AML. Odpowiednie zapisy zwiększają bezpieczeństwo operacyjne i minimalizują ryzyko naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych.

Jak skutecznie wdrożyć procedurę AML w biurze?

Audyt wstępny i analiza ryzyka

Przygotowanie dobrej procedury AML należy rozpocząć od przeprowadzenia audytu wstępnego, który pozwala ocenić aktualny poziom zgodności z ustawą oraz zidentyfikować potencjalne luki w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Audyt powinien obejmować przegląd dokumentacji, ocenę wiedzy pracowników, sposób realizacji obowiązków KYC, istniejące formularze oraz przyjęte praktyki we współpracy z klientami.

Na podstawie wyników audytu tworzy się mapę ryzyka AML – narzędzie wskazujące, które obszary działalności organizacji są najbardziej narażone na ryzyko prania pieniędzy. Taka mapa może zawierać ocenę:

• struktury klientów (np. osoby fizyczne, osoby prawne, zagraniczne podmioty),
• rodzajów świadczonych usług (np. usługi księgowe, biuro adresowe, pełna obsługa spółek),
• kanałów pozyskiwania klientów (np. online, przez polecenie, marketing bezpośredni),
• transakcji okazjonalnych oraz typowych schematów płatności,
• historii naruszeń lub problemów zgłaszanych w poprzednich latach.

Dzięki analizie ryzyka biuro może lepiej dostosować procedurę AML do specyfiki działalności i skutecznie ograniczyć ryzyko związane z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. To fundament skutecznego i zgodnego z prawem systemu wewnętrznego AML.

Dopasowana dokumentacja i szkolenie

Dokumentacja AML powinna być szyta na miarę. Wzory procedur dostępne w Internecie mogą stanowić punkt wyjścia, ale nie zapewnią zgodności z indywidualnymi potrzebami firmy. Dlatego warto zlecić przygotowanie dokumentacji specjalistom i zapewnić przeszkolenie zespołu z jej treści. Tylko pełne zrozumienie zasad AML gwarantuje ich skuteczne stosowanie w praktyce.

Aktualizacje i nadzór AML

Procedura AML nie może być dokumentem statycznym. Przepisy się zmieniają, klienci się zmieniają, a ryzyko ewoluuje. Dlatego konieczne są regularne przeglądy i aktualizacje – przynajmniej raz w roku lub po istotnych zmianach w strukturze organizacyjnej. Można rozważyć outsourcing funkcji AML Officer’a – zlecając nadzór nad zgodnością zewnętrznemu specjaliście.

Prawidłowo opracowana i wdrożona procedura AML to nie tylko obowiązek ustawowy wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie zabezpieczające interesy biura rachunkowego, wirtualnego czy innego podmiotu obowiązanego. Dobrze przygotowana procedura nie tylko porządkuje działania w zakresie stosunków gospodarczych i transakcji okazjonalnych, ale również stanowi realną tarczę ochronną przed odpowiedzialnością prawną i finansową wynikającą z naruszeń przepisów z zakresu AML.

Warto zainwestować czas i zasoby w opracowanie procedury AML dopasowanej do indywidualnych potrzeb biura – z uwzględnieniem rodzaju usług, skali działalności oraz rozpoznanego ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną. Szczególne znaczenie ma również jakość wdrożenia procedury – obejmująca nie tylko opracowanie dokumentu, ale też odpowiednie przeszkolenie zespołu, przygotowanie dokumentacji uzupełniającej (formularze, wzory zgłoszeń, rejestry) oraz nadzór nad jej stosowaniem.

Biuro, które posiada dobrze przygotowaną i aktualizowaną procedurę AML, zyskuje nie tylko zgodność z wymogami ustawy, ale również przewagę konkurencyjną. Może działać szybciej, bezpieczniej i z większym zaufaniem ze strony klientów oraz instytucji nadzorczych. To jeden z tych obszarów, w których zgodność z regulacjami prawnymi idzie w parze z biznesową opłacalnością.
W tym kontekście warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowaną kancelarią, która pomoże nie tylko stworzyć wzór dokumentu i dostosować go do działalności biura, ale również przeprowadzi analizę ryzyka AML, opracuje mapę ryzyk i wdroży realne procedury. Dzięki temu regulacje stają się nie tylko wymogiem, ale i przewidywalnym procesem, który wspiera rozwój organizacji.