Podpisanie umowy między biurem rachunkowym a klientem to kluczowy krok, który zapewnia bezpieczeństwo obu stronom i określa zasady współpracy. Dobrze skonstruowany dokument powinien uwzględniać wszystkie istotne elementy, które chronią zarówno biuro, jak i przedsiębiorcę. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty, które musi zawierać umowa biura rachunkowego z klientem.
1. Dane stron umowy
Każda umowa powinna precyzyjnie określać, kto jest stroną porozumienia. Należy podać pełne dane biura rachunkowego (nazwa, adres, NIP, REGON) oraz klienta (firma, adres siedziby, NIP). Jeśli klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, konieczne jest również podanie numeru PESEL.
2. Przedmiot umowy
Dokładny opis świadczonych usług to kluczowy element każdej umowy. Biuro rachunkowe powinno określić zakres obowiązków, np.:
- prowadzenie księgowości (np. pełna księgowość, KPiR, ryczałt),
- obsługa kadrowo-płacowa,
- sporządzanie deklaracji podatkowych i ZUS,
- doradztwo podatkowe,
- reprezentacja przed urzędami.
3. Obowiązki stron
Umowa powinna precyzować obowiązki biura rachunkowego oraz klienta. Do zadań biura należy rzetelne prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, natomiast klient zobowiązuje się do dostarczania kompletnych i prawidłowych dokumentów w ustalonych terminach.
4. Wynagrodzenie i warunki płatności
Ważnym elementem jest określenie wynagrodzenia oraz sposobu jego płatności. Umowa powinna zawierać:
- wysokość miesięcznej opłaty za usługi,
- sposób płatności (przelew, gotówka),
- terminy płatności,
- ewentualne dodatkowe opłaty za usługi niestandardowe.
5. Odpowiedzialność biura rachunkowego
Umowa powinna jasno określać zakres odpowiedzialności biura w przypadku błędów księgowych. Warto wskazać, czy biuro posiada polisę OC oraz jakie są zasady pokrywania ewentualnych strat wynikających z nieprawidłowego prowadzenia księgowości.
6. Ochrona danych osobowych (RODO)
Każde biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe swoich klientów, dlatego umowa powinna zawierać klauzulę dotyczącą ochrony danych zgodnie z RODO. Może być również konieczne zawarcie dodatkowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
7. Czas trwania umowy i warunki jej rozwiązania
Warto określić, czy umowa jest zawarta na czas określony, czy nieokreślony oraz jakie są warunki jej rozwiązania. Należy wskazać:
- okres wypowiedzenia,
- sytuacje, w których możliwe jest rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym (np. zaległości w płatnościach).
8. Postanowienia końcowe
Na końcu umowy warto umieścić zapisy dotyczące np.:
- sposobu rozstrzygania sporów,
- właściwego sądu w przypadku postępowań sądowych,
- zasad wprowadzania zmian do umowy.
