Jakie transakcje należy zgłaszać do GIIF?

GIIF i obowiązki instytucji obowiązanych

Czym jest GIIF i jaka jest jego rola?

Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) to centralny organ odpowiedzialny za system przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Polsce. Funkcjonuje w ramach Ministerstwa Finansów i realizuje zadania wskazane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2018 poz. 723, z późn. zm.).
GIIF gromadzi i analizuje informacje o transakcjach przekazywane przez instytucje obowiązane, bada ich charakter, a w razie potrzeby inicjuje działania, takie jak wstrzymanie transakcji lub blokada rachunku. Może także przekazywać sprawy organom ścigania, gdy stwierdzi związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W praktyce GIIF pełni funkcję analityczno-nadzorczą, a także wydaje zalecenia i rekomendacje w zakresie stosowania przepisów AML.

Kim są instytucje obowiązane?

Instytucja obowiązana to podmiot, na którym spoczywa ustawowy obowiązek stosowania środków i procedur AML. Zgodnie z przepisami, zalicza się do nich m.in.:

• biura rachunkowe obsługujące transakcje finansowe klientów,
• kancelarie prawne i radcowskie,
• notariuszy dokonujących czynności prawnych,
• instytucje płatnicze,
• pośredników finansowych,
• dostawców usług biura wirtualnego.

Każda instytucja obowiązana do GIIF musi monitorować transakcje klientów, w tym transakcje ponadprogowe i podejrzane, a w razie spełnienia kryteriów – zgłosić je do GIIF.

Obowiązki informacyjne wobec GIIF

Do kluczowych obowiązków instytucji obowiązanych należą:

• opracowanie i wdrożenie procedury AML,
• identyfikacja i weryfikacja klienta oraz ustalenie beneficjenta rzeczywistego,
• analiza transakcji finansowych, w tym ocena ich charakteru transakcji,
• raportowanie transakcji ponadprogowych i podejrzanych do GIIF,
• udostępnianie GIIF informacji i dokumentów wymaganych w toku analizy.

Te działania są elementem ustawowych obowiązków dotyczących AML i raportowania, których celem jest zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Transakcje wymagające zgłoszenia do GIIF – jakie należy zgłaszać?

1. Transakcje ponadprogowe

Definicja i próg wartości

Za transakcję ponadprogową uznaje się transakcję gotówkową polegającą na przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o wartości co najmniej 15 000 euro lub równowartości w innej walucie. W świetle ustawy AML nie ma znaczenia, czy jest to pojedyncza operacja, czy kilka powiązanych działań – liczy się łączna kwota.

Sposób identyfikacji takich transakcji

Identyfikacja transakcji ponadprogowych wymaga analizy powiązań między operacjami. Na przykład kilka wpłat od tego samego klienta w krótkim odstępie czasu, dotyczących tego samego rachunku bankowego, może być traktowane jako jedna transakcja ponadprogowa, jeśli suma środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro zostanie osiągnięta. O takich transakcjach jest mowa w Art. 72 ustawy AML.

Terminy i sposób zgłaszania

Każda transakcja o równowartości 15.000 euro lub większej powinna zostać zgłoszona do GIIF nie później niż 7 dni od przeprowadzenia transakcji. W praktyce rekomenduje się tworzenie i wysyłanie do GIIF zgłoszeń niezwłocznie po przeprowadzeniu takiej transakcji, aby umożliwić organowi reakcję.

Jakie dokładnie transakcje ponadprogowe mają zgłaszać biura rachunkowe do GIIF?

a) Transakcje ponadprogowe (obligatoryjne zgłoszenie)

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, każda instytucja obowiązana ma obowiązek zgłosić transakcję przekraczającą równowartość 15 000 euro (w gotówce lub innej formie), bez względu na to, czy jest to pojedyncza operacja, czy kilka powiązanych transakcji.

Przykłady transakcji ponadprogowych:

• Wpłata gotówkowa na rachunek bankowy powyżej 15 000 euro.
• Wymiana walut w kantorze powyżej 15 000 euro.
• Zakup nieruchomości opłacony gotówką przekraczającą próg.
• Transakcje te muszą być zgłoszone nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od ich przeprowadzenia.

b) Transakcje podejrzane (bez względu na kwotę)

Transakcja podejrzana to każda operacja, która może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, nawet jeśli wartość jest niewielka. Należy ją zgłosić do GIIF natychmiast – najlepiej przed realizacją, a w przypadku braku takiej możliwości – zaraz po jej dokonaniu.
Przykłady:

• klient unika podania danych,
• wysokie transakcje gotówkowe od osób z krajów wysokiego ryzyka,
• nietypowe zachowania przy dużych transakcjach, np. brak zainteresowania kursem walutowym przy dużej wymianie gotówki.

c) Transakcje dewizowe (prawo dewizowe)

W świetle prawa dewizowego, zgłoszeniu podlegają również operacje związane z przywozem lub wywozem środków płatniczych przekraczających 10 000 euro spoza strefy Schengen. W praktyce niektóre instytucje decydują się na uruchomienie procedur AML już od tej kwoty, nawet w przypadku transakcji wymiany walut w kantorach.

Przykład:

Klient przywozi gotówkę powyżej 10 000 euro spoza Unii Europejskiej i dokonuje jej wymiany w kantorze.

2. Transakcje podejrzane (STR – Suspicious Transaction Report)

Kiedy transakcja jest „podejrzana”?

Nie ma wartości progowej – wystarczy, że charakter transakcji wskazuje na możliwe pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu, np. nietypowe struktury, brak zgodności z profilem klienta.

Przykłady transakcji podejrzanych

• wielokrotne drobne przelewy zagraniczne,
• żądanie wypłaty dużych kwot bez racjonalnego uzasadnienia,
• udział podmiotów zagranicznych w transakcjach bez powiązania z działalnością w Polsce.

Obowiązek zachowania dyskrecji

Informowanie GIIF jest poufne – istnieje zakaz przekazywania klientowi informacji o zgłoszeniu (tzw. zakaz „tipping-off”).

Terminy i sposób zgłaszania

Zgłoszenie bezzwłoczne (najlepiej natychmiastowe). Zgłoszenia składa się przez Portal Przekazywania Informacji (PPI GIIF).

Procedura zgłaszania transakcji do GIIF

Portal PPI GIIF – rejestracja i dostęp

Aby przekazywać informacje o transakcjach do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), instytucje obowiązane korzystają z Portalu Przekazywania Informacji (PPI), dostępnego pod adresem: https://giif.mofnet.gov.pl/#/glowna .

Dostęp do PPI jest możliwy po wcześniejszym zgłoszeniu danych identyfikacyjnych instytucji obowiązanej do GIIF (najczęściej przy pierwszym przekazaniu raportu). Uwierzytelnienie oraz podpisanie zgłoszeń wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po zalogowaniu do systemu możliwe jest przygotowanie i przesyłanie do GIIF zgłoszeń:

• o transakcjach ponadprogowych (powyżej równowartości 15 000 EUR),
• o transakcjach podejrzanych (mogących wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu).

Dostęp do portalu jest zabezpieczony, a dane przekazywane są w formie szyfrowanej. GIIF wymaga raportowania w ustandaryzowanym formacie, co ułatwia automatyczne przetwarzanie przekazywanych informacji.

Format i dane wymagane w zgłoszeniu

Każde zgłoszenie musi zawierać:

• dane instytucji obowiązanej,
• informacje o transakcji (data, kwota, waluta, forma – np. wpłata lub dokonana wypłata środków pieniężnych),
• dane stron transakcji, w tym beneficjenta rzeczywistego,
• opis charakteru transakcji i ewentualnych powiązań z innymi operacjami,
• uzasadnienie zgłoszenia (np. związek z praniem pieniędzy albo finansowaniem terroryzmu),
• dokumenty potwierdzające – jeśli są dostępne.

Tak przygotowane informacje są dostarczane GIIF i stają się częścią analizy ryzyka.

Kto w organizacji odpowiada za zgłaszanie?

Dobrą praktyką jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej – tzw. AML Officera, który odpowiada za realizowanie zaleceń GIIF, monitorowanie transakcji i raportowanie transakcji. W małych podmiotach rolę tę może pełnić właściciel firmy. W większych instytucjach obowiązanych funkcję tę sprawuje przeszkolony pracownik działu compliance.

Najczęstsze błędy i ryzyka związane z raportowaniem

Błędne interpretowanie transakcji powiązanych

Częstym błędem jest nieuwzględnianie faktu, że kilka mniejszych operacji może stanowić transakcję ponadprogową. Jeśli łączna wartość środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro pochodzi od jednego klienta i dotyczy tego samego celu, należy ją zgłosić do GIIF. Brak takiej analizy to naruszenie przepisów.

Niezgłoszenie transakcji podejrzanej z obawy przed utratą klienta

Niektóre instytucje obowiązane unikają zgłaszania podejrzanych transakcji w obawie o relacje biznesowe. Jest to błąd – mowa w art. 74 ustawy AML o obowiązku zgłoszenia niezależnie od konsekwencji. Co istotne, przepisy zapewniają ochronę osoby zgłaszającej, a brak zgłoszenia może skutkować wysokimi sankcjami.

Brak procedury AML lub jej fikcyjne wdrożenie

Bez faktycznie stosowanej procedury AML i raportowania do GIIF nie da się spełnić ustawowych obowiązków. Problemem jest również brak szkoleń dla pracowników, nieaktualizowanie dokumentacji czy ograniczanie AML wyłącznie do formalnych zapisów bez realnego monitoringu transakcji.

Sankcje i kontrole GIIF

Kary za naruszenia obowiązku zgłaszania

Ustawa AML przewiduje, że za naruszenie obowiązków raportowania GIIF o transakcjach ponadprogowych i podejrzanych mogą zostać nałożone:

• kary administracyjne do 1 mln zł,
• kary sięgające 5 mln EUR w przypadku poważnych naruszeń.

Kary mogą być nakładane zarówno na instytucje obowiązane, jak i na osoby odpowiedzialne w strukturze organizacyjnej.

Kontrola GIIF lub Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)

GIIF i KAS mają prawo żądać dokumentów, przesłuchać pracowników, weryfikować rejestry oraz sprawdzać informacje o transakcjach przekazywanych przez instytucje obowiązane do GIIF. W razie stwierdzenia nieprawidłowości mogą złożyć zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Rekomendacje dla Klientów

Lista kontrolna dla biura rachunkowego

Aby zapewnić zgodność z przepisami związanymi z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, warto odpowiedzieć na pytania:

• Czy posiadasz procedurę AML i jest ona stosowana?
• Czy zgłaszasz transakcje powyżej 10 000 euro (w przypadku obowiązków z prawa dewizowego)?
• Czy wiesz, kiedy transakcja jest podejrzana i jakie są zasady raportowania do GIIF?
• Czy masz wyznaczoną osobę odpowiedzialną za raportowanie do GIIF informacji o transakcjach ponadprogowych i podejrzanych?

Rekomendacje wdrożeniowe

Zaleca się współpracę z GIIF w duchu proaktywnego podejścia oraz korzystanie z pomocy doradców lub kancelarii wyspecjalizowanych w AML. Profesjonalne wsparcie pomaga w prawidłowym przekazywaniu GIIF informacji, w unikaniu błędów, a także w skutecznym wypełnianiu wymogów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.