Formularz oceny ryzyka Klienta w AML – co należy zrobić

Czym jest ocena ryzyka klienta i dlaczego jest obowiązkowa?

Obowiązek oceny ryzyka zgodnie z ustawą AML

Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, każda instytucja obowiązana, w tym biuro rachunkowe lub podmiot świadczący usługi wirtualnego biura, ma prawny obowiązek dokonania oceny ryzyka klienta. To podstawowy środek bezpieczeństwa finansowego, mający na celu zapobieganie nawiązywaniu stosunków gospodarczych lub zawieraniu transakcji okazjonalnych, które mogłyby zostać wykorzystane do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ocena ryzyka nie jest formalnością – to realna tarcza ochronna dla działalności biura rachunkowego, chroniąca je przed konsekwencjami współpracy z klientem o wysokim ryzyku prania pieniędzy.

Rola formularza w systemie AML

Formularz oceny ryzyka klienta to narzędzie, które pełni kluczową rolę w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Nie jest to jedynie dokument formalny – to filar procesu analizy ryzyka i podstawowy dowód na stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego przez instytucję obowiązaną.

W kontekście ustawy AML, każda instytucja – niezależnie od wielkości czy skali działania – ma obowiązek identyfikacji i oceny ryzyka związanego z klientem, jego działalnością oraz planowanymi stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną. Formularz ten służy do dokumentowania całego procesu, od zbierania danych osobowych po klasyfikację poziomu ryzyka i wskazanie wymaganych działań.

Co istotne, formularz:

• zapewnia zgodność z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• umożliwia spójną i powtarzalną analizę klientów – bez względu na to, kto ją przeprowadza w zespole,
• stanowi bazę dla dalszych działań AML, takich jak rozszerzone środki bezpieczeństwa, dodatkowe pytania do klienta czy decyzja o odmowie współpracy,
• może być również wykorzystany w kontaktach z organami nadzorczymi – jako element dokumentacji AML, wymaganej podczas kontroli GIIF, KAS lub audytu wewnętrznego.

Dobrze zaprojektowany formularz powinien być praktyczny, intuicyjny i możliwy do wdrożenia zarówno w małej instytucji, jak i w większym zespole obsługującym wielu klientów. Może funkcjonować jako pdf, szablon w Excelu, część systemu CRM lub dedykowanej aplikacji. Niezależnie od formatu, musi spełniać jedną kluczową funkcję: stanowić wzór oceny ryzyka odnoszącego się do działalności, który pozwala organizacji skutecznie chronić się przed konsekwencjami prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Co powinien zawierać formularz oceny ryzyka klienta w AML?

Dane identyfikacyjne klienta

Pierwszym krokiem każdej oceny jest dokładna identyfikacja klienta. Formularz powinien zawierać:

• Nazwę firmy lub imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej),
• NIP/PESEL,
• Adres siedziby lub zamieszkania,
• Dane przedstawiciela (jeśli dotyczy),
• Dane beneficjenta rzeczywistego – zgodnie z ustawą.

Te dane osobowe pozwalają prawidłowo zaklasyfikować stosunki gospodarcze oraz określić, czy mamy do czynienia z osobą prawną lub jednostką organizacyjną, czy też z jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Charakterystyka relacji biznesowej

Kolejnym elementem formularza jest opis planowanej relacji. Powinien on zawierać:

• Zakres usług, z jakich klient zamierza korzystać,
• Szacowany czas trwania współpracy,
• Sposób kontaktu (online/stacjonarnie),
• Częstotliwość zleceń i – jeśli ma to zastosowanie – źródło pochodzenia środków.

Taka charakterystyka pozwala określić, czy współpraca wiąże się z podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Czynniki ryzyka – obszary wymagające oceny

Najważniejszym etapem jest analiza potencjalnych zagrożeń. Oceniamy m.in.:

• Ryzyko geograficzne – kraj pochodzenia klienta lub beneficjenta rzeczywistego. Szczególną uwagę należy zwrócić na państwa spoza UE oraz z listy wysokiego ryzyka FATF.
• Ryzyko podmiotowe – forma prawna (np. spółka zagraniczna), powiązania osobowe, beneficjent rzeczywisty, status PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne).
• Ryzyko usługowe – czy klient zleca np. transakcje gotówkowe, usługi adresowe, reprezentuje podmiot z raju podatkowego lub zleca transakcje niestandardowe.

Ocena ryzyka związanego z praniem pieniędzy w tych obszarach pozwala określić ogólny obraz zagrożenia.

Wskaźnik końcowy i kategoryzacja klienta

Na końcu formularza powinien znaleźć się wskaźnik rozpoznanego ryzyka oraz przypisana kategoria ryzyka: niskie, standardowe lub wysokie. Na tej podstawie określamy poziom ryzyka i dalsze środki, które instytucja powinna zastosować – np. wzmożony nadzór lub ograniczenie współpracy. Dokumentacja tej decyzji może zostać zapisana jako pdf, część systemu AML lub załącznik do akt klienta.

Jak poprawnie wdrożyć ocenę ryzyka w organizacji?

Procedura oceny – kiedy i kto ją wykonuje?

Każda ocena ryzyka powinna być wykonana przed rozpoczęciem stosunków gospodarczych. W przypadku transakcji okazjonalnych – jeszcze przed ich realizacją. Obowiązaną do jej przeprowadzenia jest instytucja lub wyznaczona osoba – np. AML Officer lub pracownik wyznaczony do realizacji obowiązków AML.

Ocena powinna być aktualizowana co najmniej raz w roku lub po każdej istotnej zmianie dotyczącej klienta, jego usług lub danych osobowych.

Miejsce formularza w systemie dokumentacji AML

Wszystkie formularze oceny ryzyka klienta powinny być przechowywane razem z dokumentacją KYC, rejestrem transakcji i dokumentami – muszą być łatwo dostępne w przypadku kontroli GIIF, KAS lub innego krajowego organu nadzorczego – zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej pdf.

Automatyzacja i standaryzacja procesu

Wiele biur rachunkowych i wirtualnych wdraża szablony formularzy jako rozwiązanie standardowe – w formie Excel, PDF, a coraz częściej jako formularze online zintegrowane z CRM. Dodatkowo, zastosowanie punktowego systemu oceny pozwala na większą przejrzystość i obiektywizację decyzji. To z kolei zwiększa odporność organizacji na błędy i ryzyka prawne.

Wpływ formularza oceny ryzyka na system pracy biura

Ustrukturyzowanie procesu przyjmowania klienta

Wprowadzenie formularza do procesu onboardingu klienta sprawia, że biuro zyskuje jednolite zasady klasyfikacji. Cały zespół ma jasne wytyczne, jak postępować w przypadku klientów o różnym poziomie ryzyka. Efekt? Mniej błędów, mniej niepewności, większa zgodność z przepisami.

Zmiana podejścia do usług „na życzenie”

System oceny ryzyka pozwala też lepiej zarządzać usługami incydentalnymi. Obsługa klientów jednorazowych, klientów zagranicznych lub z podwyższonym ryzykiem wymaga wdrożenia procedur. Dzięki temu biuro może ocenić, czy podejmowanie współpracy z takim klientem ma sens z punktu widzenia rentowności vs ryzyka prawnego.

Lepsze przygotowanie do kontroli i mniejsze ryzyko sankcji

Firmy posiadające kompletne i aktualne formularze oceny ryzyka są lepiej przygotowane do kontroli. Wykazują dochowanie należytej staranności, zgodność z wymogami AML oraz zdolność do identyfikacji i oceny ryzyka odnoszącego się do działalności. To minimalizuje ryzyko kar finansowych oraz reputacyjnych.

Jak usprawnić ocenę ryzyka w biurze?

Gotowe szablony formularzy

Warto wdrożyć wzór oceny ryzyka odnoszącego się do działalności biura – zarówno w wersji podstawowej, jak i rozszerzonej. Szablony mogą być powiązane z innymi elementami AML: formularzem KYC, listą sankcyjną, statusem PEP. Zintegrowane rozwiązania zmniejszają ryzyko pominięcia kluczowych informacji.

Szkolenie pracowników z oceny ryzyka

Zespół musi wiedzieć, jak rozpoznawać ryzyka, jak zadawać pytania klientowi i jak interpretować odpowiedzi. Szkolenia z elementami ćwiczeniowymi – na przykład polegające na analizie fikcyjnych klientów – pozwalają zdobyć umiejętności praktyczne. Dzięki temu każda osoba odpowiedzialna za analizę ryzyka działa zgodnie z procedurą.

Roczny przegląd i aktualizacja ocen

Ocena ryzyka nie może być dokumentem „na raz”. Konieczne jest jej cykliczne odświeżanie – co najmniej raz do roku lub częściej w razie zmian. Przeglądu można dokonać wewnętrznie lub z pomocą zewnętrznego konsultanta, co szczególnie polecamy w przypadku bardziej złożonych struktur.

Zakończenie

Ocena ryzyka klienta to jeden z filarów zgodności z ustawą AML. Brak prawidłowo wypełnionego formularza może skutkować zarzutem „braku należytej staranności”, a tym samym poważnymi konsekwencjami. Sam formularz nie może być wyłącznie formalnością – musi być praktycznym narzędziem codziennej pracy.

Wdrażając systematyczny proces oceny ryzyka, każda instytucja obowiązana – niezależnie czy jest to biuro rachunkowe, wirtualne czy inne – podnosi poziom bezpieczeństwa, ogranicza ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, a przy tym buduje zaufanie klientów i instytucji nadzorczych.

Jeśli potrzebujesz wzoru formularza AML, wsparcia w jego wdrożeniu, przeszkoleniu zespołu lub przygotowania do kontroli – skontaktuj się z zespołem Driven Legal. Działamy skutecznie, zgodnie z zakresem przeciwdziałania praniu pieniędzy i przepisami prawa krajowego, wspierając instytucje z różnych branż – w szczególności biura rachunkowe i podmioty oferujące usługi wirtualne.