Wsparcie prawne dla firm zobowiązanych do wdrożenia procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz obowiązki prawne adwokata w obszarze AML

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) jest obowiązkiem, który w Polsce dotyczy wielu podmiotów działających w różnych branżach. W związku z rosnącymi wymaganiami prawnymi, przedsiębiorcy zmuszeni są do wdrożenia odpowiednich procedur, które zapewnią zgodność z przepisami. Jednakże, wdrożenie skutecznego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy nie jest proste i wymaga dokładnej analizy ryzyka oraz znajomości przepisów prawnych. W takich sytuacjach kluczową rolę odgrywa adwokat specjalizujący się w AML, który wspiera firmy w zakresie przestrzegania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Celem tego artykułu jest ukazanie, jak ważne jest powierzenie obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy profesjonalnemu zespołowi prawnemu. Tylko odpowiednie połączenie wiedzy prawniczej i praktycznej pozwala na stworzenie procedur zgodnych z aktualnymi wytycznymi Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pewność, że ich działalność jest bezpieczna prawnie, a wdrożenie AML przebiega sprawnie.

Kogo dotyczą obowiązki AML – identyfikacja podmiotów zobowiązanych

Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane

W ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy, biura rachunkowe są jednym z najważniejszych podmiotów, które muszą stosować przepisy ustawy AML. Biura rachunkowe pełnią kluczową rolę w zakresie identyfikacji i weryfikacji swoich klientów, co czyni je instytucjami obowiązanymi. Przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nakładają na biura rachunkowe obowiązek prowadzenia analizy ryzyka oraz stosowania odpowiednich procedur.

Przykładem sytuacji, w której biuro rachunkowe staje się instytucją obowiązaną, jest świadczenie usług księgowych dla firm, które angażują się w transakcje międzynarodowe lub prowadzą działalność w branżach wysokiego ryzyka. Takie biura muszą skrupulatnie przestrzegać zasad weryfikacji klientów, co jest niezbędne, aby uniknąć potencjalnych sankcji.

Biura wirtualne i usługodawcy wspierający zakładanie firm

Biura wirtualne i usługodawcy wspierający zakładanie firm również mogą zostać zobowiązani do przestrzegania przepisów AML, zależnie od rodzaju świadczonych usług. Jeśli ich działalność obejmuje „umożliwianie zakładania spółek” lub innych instytucji, mogą stanowić element ryzyka w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy.

W szczególności, podmioty, które oferują usługi zakupu lub rejestracji spółek w różnych jurysdykcjach, są szczególnie narażone na ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Dlatego kluczowe jest, aby takie biura również stosowały odpowiednie procedury i weryfikację klientów zgodnie z ustawą AML.

Ryzyko karne i administracyjne za niedopełnienie obowiązków

Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wiąże się z poważnymi konsekwencjami, zarówno karnymi, jak i administracyjnymi. Osoby odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów AML mogą zostać ukarane grzywną lub karą pozbawienia wolności za zaniedbanie obowiązków, takich jak brak raportowania transakcji podejrzanych do GIIF czy nieprawidłowa weryfikacja beneficjentów rzeczywistych.

Prócz sankcji karnych, instytucje obowiązane narażają się na sankcje administracyjne, w tym wysokie grzywny nakładane przez organy nadzorcze, takie jak GIIF oraz PIF. Ponadto, brak przestrzegania przepisów AML może prowadzić do utraty licencji lub wstrzymania działalności.

Odpowiedzialność spoczywa nie tylko na firmach, ale i na osobach zarządzających, które mogą zostać ukarane za brak nadzoru nad procedurami AML.

Obowiązki wynikające z ustawy AML

Obowiązek oceny ryzyka i wdrożenia procedury wewnętrznej

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek przeprowadzenia oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Analiza ryzyka ma na celu zidentyfikowanie zagrożeń związanych z klientami i transakcjami, które mogą wiązać się z nielegalnymi działaniami. Firmy muszą ocenić, które z ich działań mogą stanowić potencjalne ryzyko i jakie środki bezpieczeństwa należy wprowadzić, aby temu zapobiec.

Na podstawie wyników analizy ryzyka, instytucja obowiązana musi opracować procedurę wewnętrzną przeciwdziałania praniu pieniędzy. Wymaga to nie tylko dostosowania procedur do specyfiki działalności firmy, ale także bieżącego monitorowania ryzyka i dostosowywania działań w razie potrzeby. Zgodnie z ustawą AML, gotowe wzory procedur dostępne w internecie mogą być niewystarczające, ponieważ każda firma powinna posiadać procedury odpowiadające jej indywidualnym potrzebom i ryzyku.

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (CDD)

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, każda instytucja obowiązana musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego, takie jak procesy Customer Due Diligence (CDD). Środki te obejmują m.in. weryfikację tożsamości klientów, w tym pozyskiwanie dokumentów potwierdzających ich tożsamość oraz analizę beneficjenta rzeczywistego.

Ważnym elementem jest również weryfikacja Ultimate Beneficial Owner (UBO), czyli osoby, która ostatecznie kontroluje lub czerpie korzyści z transakcji. Prawidłowa identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest kluczowa, aby uniknąć włączenia się w pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.

Obowiązek raportowania transakcji i powiadamiania GIIF

Instytucje obowiązane są również zobowiązane do raportowania transakcji podejrzanych oraz wszelkich transakcji, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy. Zgodnie z ustawą, każda podejrzana transakcja powinna być zgłoszona do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Zgłoszenie powinno być dokonane w terminie nieprzekraczającym 2 dni roboczych od momentu zauważenia podejrzanej transakcji.

Dlaczego warto zlecić wdrożenie AML zespołowi prawnemu

Indywidualne podejście do oceny ryzyka

Powierzenie wdrożenia obowiązków AML profesjonalnemu zespołowi prawnemu zapewnia indywidualne podejście do oceny ryzyka. Prawnicy, analizując model biznesowy oraz profil klienta, dostosowują procedury AML do specyfiki branży i struktury działalności. Dzięki temu firmy zyskują pewność, że ich procedury są dostosowane do rzeczywistych potrzeb i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką GIIF

Prawnicy specjalizujący się w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy regularnie śledzą zmiany w prawie oraz wytyczne nadzorcy, jakim jest GIIF. Tylko takie podejście pozwala na utrzymanie pełnej zgodności z przepisami, minimalizując ryzyko nieświadomego naruszenia prawa. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju działalności, nie martwiąc się o zmieniające się regulacje.

Gotowość na kontrolę i dokumentacja zgodna z wymaganiami GIIF/PIF

Dobrze przygotowana procedura AML oraz odpowiednia dokumentacja są podstawą w przypadku kontroli ze strony organów nadzorczych, takich jak GIIF czy PIF. Prawnik zadba o to, by firma była gotowa na każdą kontrolę, a jej dokumentacja spełniała wszystkie wymagania prawne. Wzory formularzy, oświadczeń czy checklisty kontrolne są częścią usługi, która zapewnia pełną zgodność.

Szkolenie zespołu i praktyczne wsparcie wdrożeniowe

Poza przygotowaniem procedur, adwokat lub radca prawny oferuje również szkolenie dla zespołu. Szkolenie jest dostosowane do specyfiki działalności firmy – dla biur rachunkowych, usług biurowych czy doradców podatkowych. Dodatkowo, prawnik zapewnia wsparcie w praktycznym wdrożeniu polityki i w przypadku pierwszych weryfikacji klientów.

Oszczędność czasu i ochrona przed sankcjami

Wdrożenie obowiązków AML przez profesjonalny zespół prawny oznacza oszczędność czasu i ochronę przed sankcjami. Prawnicze wsparcie w zakresie compliance oznacza szybsze i skuteczniejsze spełnienie obowiązków bez konieczności zatrudniania wewnętrznego compliance officera.

Studium przypadku – wdrożenie AML w biurze rachunkowym

Sytuacja wyjściowa

Biuro rachunkowe świadczyło usługi dla firm, w tym startupów i przedsiębiorstw zagranicznych, ale nie miało wdrożonych procedur AML, co narażało je na ryzyko sankcji. Firma zdecydowała się na wdrożenie procedur zgodnych z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, aby uniknąć kar i zapewnić bezpieczeństwo zarówno sobie, jak i klientom.

Działania zespołu prawnego

Zespół prawny przeprowadził audyt, opracował procedurę AML, w tym procesy identyfikacji i weryfikacji klientów oraz politykę zgłaszania podejrzanych transakcji. Przygotowano także dokumentację (politykę AML, formularze CDD, rejestr transakcji) oraz przeprowadzono szkolenie dla pracowników biura.

Rezultat

Po wdrożeniu procedur, biuro rachunkowe przeszło pozytywnie kontrolę PIF. Dzięki weryfikacji klientów i nowym procedurom, firma zapewniła zgodność z ustawą AML, co zwiększyło świadomość pracowników i poprawiło bezpieczeństwo firmy oraz jej klientów.

Jak wygląda tradycyjna współpraca z adwokatem / zespołem prawnym – model usług

Współpraca z zespołem prawnym specjalizującym się w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) to proces, który zaczyna się od dokładnej analizy potrzeb firmy, a kończy na wdrożeniu skutecznych procedur, które zapewnią pełną zgodność z przepisami prawa. Zespół prawny, w tym adwokat lub radca prawny, świadczy kompleksowe usługi, obejmujące audyt wstępny, przygotowanie dokumentacji, szkolenie pracowników oraz bieżące wsparcie. Oto szczegółowy opis modelu usług, którymi zajmuje się zespół prawniczy w kontekście AML:

Audyt wstępny i analiza ryzyka

Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy jest przeprowadzenie audytu wstępnego, który ma na celu zrozumienie specyfiki działalności firmy oraz ocenę ryzyka.

Zespół prawny zaczyna od sprawdzenia, czy dany podmiot rzeczywiście podlega obowiązkom AML, czyli jest tzw. „instytucją obowiązaną”, jak przewiduje ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Na tym etapie prawnik analizuje rodzaj działalności firmy i jej obszar ryzyka. Firmy zajmujące się usługami finansowymi, doradztwem, sprzedażą nieruchomości, biura rachunkowe, czy biura wirtualne są szczególnie narażone na obowiązki AML.

Kolejnym krokiem audytu jest ocenienie istniejących procedur AML, jeżeli takie zostały wdrożone wcześniej. Przeprowadza się także analizę, czy aktualne rozwiązania odpowiadają wymaganiom ustawy oraz czy są dostosowane do aktualnych wymagań GIIF. Audyt pozwala zidentyfikować ewentualne luki w procedurach oraz obszary, w których firma może zostać narażona na ryzyko związane z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Przygotowanie dokumentacji i formularzy

Po przeprowadzeniu audytu i ocenie ryzyka, zespół prawny przystępuje do przygotowania odpowiedniej dokumentacji i formularzy, które będą podstawą funkcjonowania procedur AML w firmie.

Najistotniejszym dokumentem jest polityka AML, która określa ogólne zasady i procedury, jakie firma musi stosować w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy. Polityka ta jest dostosowywana do specyfiki działalności firmy i uwzględnia jej specyficzne ryzyko. Na podstawie polityki AML, prawnik przygotowuje również szczegółowe procedury, które będą obejmować m.in. procesy identyfikacji i weryfikacji klientów, ocenę ryzyka transakcji, procedury zgłaszania podejrzanych transakcji, oraz metody zabezpieczania danych osobowych w ramach procedur AML.

Prawnicy przygotowują także wszelkie formularze, które będą wykorzystywane w procesach Customer Due Diligence (CDD), w tym formularze identyfikacji klienta, oświadczenia dotyczące beneficjenta rzeczywistego, a także rejestry transakcji, które mogą być przedmiotem zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Wszystkie dokumenty są przygotowywane zgodnie z wymogami ustawowymi oraz aktualnymi wytycznymi GIIF.

Szkolenie i bieżące wsparcie

Zespół prawniczy oferuje również szkolenia dla właścicieli firm oraz pracowników, które są niezbędne do prawidłowego wdrożenia procedur AML w firmie. Szkolenie jest dostosowane do specyfiki działalności firmy, co oznacza, że dla biur rachunkowych będzie to szkolenie z zakresu weryfikacji klientów, identyfikacji ryzyka prania pieniędzy, a dla doradców podatkowych – szkolenie w zakresie weryfikacji transakcji i obowiązków zgłaszania podejrzanych transakcji.

Szkolenie ma na celu przekazanie niezbędnej wiedzy, która pozwoli pracownikom firmy na efektywne stosowanie procedur AML, w tym na rozpoznawanie potencjalnych przypadków prania pieniędzy i stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego (CDD). Prawnik zapewnia także bieżące wsparcie, pomagając pracownikom w rozwiązywaniu wątpliwości dotyczących weryfikacji klientów oraz zgłaszania transakcji podejrzanych.

Po zakończeniu szkolenia, prawnik pozostaje dostępny do udzielania pomocy w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących wdrożonych procedur lub gdy pojawią się wątpliwości co do konkretnych przypadków.

Outsourcing funkcji AML Officer

Dla wielu firm, zwłaszcza tych, które nie mają wewnętrznych zasobów do samodzielnego zarządzania kwestiami zgodności, zewnętrzny zespół prawny może przejąć funkcję AML Officer. Funkcja ta polega na bieżącym nadzorze nad przestrzeganiem przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym monitorowaniu transakcji, identyfikacji ryzyka oraz raportowaniu podejrzanych transakcji do GIIF.

Outsourcing tej funkcji pozwala firmom zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia wewnętrznego compliance officera, a jednocześnie zapewnia profesjonalne zarządzanie kwestiami zgodności z przepisami. Prawnik zajmujący się tą funkcją monitoruje zmiany w przepisach prawa i dostosowuje procedury firmy do aktualnych wymagań.

Model współpracy Driven Legal

Driven Legal oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia procedur AML, zgodności z przepisami oraz przygotowania dokumentacji niezbędnej do spełnienia wymagań ustawowych. Zespół prawny Driven Legal łączy wiedzę prawniczą z nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, co pozwala na efektywne zarządzanie procesami compliance w firmach, szczególnie w branżach takich jak biura rachunkowe, usługi doradcze, czy usługi wirtualne.

W ramach współpracy z Driven Legal, klient może liczyć na pełne wsparcie w zakresie analizy ryzyka, przygotowania dokumentacji, szkolenia zespołu oraz outsourcingu funkcji AML Officer. Dzięki temu, firmy mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że ich procesy AML są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Więcej informacji na temat modelu współpracy i usług oferowanych przez Driven Legal można znaleźć na naszej stronie.

Zakres obowiązków spółki i rola profesjonalnego wsparcia

Obowiązki spółki wynikające z ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu obejmują szereg działań, których celem jest identyfikacja i ograniczenie ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Do kluczowych elementów należy m.in. prowadzenie analizy ryzyka, wdrażanie odpowiednich procedur oraz szkolenia dla pracowników. Wsparcie w zakresie przygotowania oceny ryzyka przez adwokatów i radców prawnych pozwala dostosować procedury do realiów działalności danego przedsiębiorstwa.

Warto podkreślić, że obowiązki w zakresie AML dotyczą również podmiotów prowadzących działalność w zakresie doradztwa podatkowego, kupna lub sprzedaży nieruchomości czy obrotu papierów wartościowych. Wdrożenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy to nie tylko wymóg formalny, ale także istotny element strategii w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z profilem działalności.

Obowiązki zawodowe i współpraca z organami

Zgodnie z art. 1 ustawy, obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy rozciągają się także na prawnych oraz prawników zagranicznych wykonujących zawód w ramach stosunku pracy lub służby w różnych instytucjach, w tym w urzędach obsługujących organy administracji publicznej. Obowiązkiem dla radców prawnych jest zapewnienie, aby wszystkie działania klientów były zgodne z ustawą oraz aby procedury w zakresie AML były stosowane w praktyce.

W przypadku wystąpienia podejrzeń popełnienia przestępstwa prania pieniędzy, przedsiębiorcy oraz osoby wykonujące zawód w ramach stosunku pracy lub służby w urzędach zobowiązani są do niezwłocznego powiadomienia właściwych organów, zgodnie z ustawą z dnia 1 marca.

Szkolenia i praktyczne przygotowanie zespołu

Profesjonalne szkolenia dla pracowników są fundamentem skutecznego wdrożenia procedur w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Prawni i adwokaci, mający doświadczenie w zakresie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, przygotowują dedykowane programy, obejmujące zarówno teorię, jak i praktyczne przykłady, w tym analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych.

Szkolenia powinny uwzględniać również wymagania wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z marca 2018 roku oraz szczególne obowiązki w branżach wysokiego ryzyka, takich jak prowadzenie rachunków bankowych czy obsługa transakcji międzynarodowych. Dzięki temu zespół pracowników jest przygotowany zarówno do rozpoznawania potencjalnych zagrożeń, jak i do ich właściwego zgłaszania.

Zadbaj o zgodność z AML – zyskaj bezpieczeństwo i przewagę konkurencyjną

Przestrzeganie przepisów AML to obowiązek, którego nie można lekceważyć. Niezgodność z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wiąże się z poważnym ryzykiem sankcji prawnych. Współpraca z doświadczonym zespołem prawnym to kluczowy krok w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami, bezpieczeństwa firmy oraz przewagi konkurencyjnej. Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem w celu przeprowadzenia audytu lub wdrożenia procedur AML.