Co to jest transakcja okazjonalna?
Transakcja okazjonalna to jednorazowe zdarzenie, które – mimo braku stałej relacji z klientem – może uruchomić pełen obowiązek zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Sprawdź, kiedy Twoje biuro rachunkowe musi działać zgodnie z ustawą AML.
Definicja transakcji okazjonalnej na gruncie AML – co to jest?
Czym jest transakcja okazjonalna – definicja ustawowa
Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, transakcją okazjonalną jest usługa lub operacja, która nie jest przeprowadzana w ramach stałych stosunków gospodarczych. W art. 2 pkt 22 wskazano, że transakcje te nie mają cechy trwałości i są dokonywane poza relacją instytucji obowiązanej z klientem.
Ustawa określa również limity wartościowe:
- transakcje powyżej 15 000 euro,
- transakcje gotówkowe powyżej 10 000 euro (także realizowane w kilku powiązanych operacjach).
Przykłady transakcji okazjonalnych w praktyce biura
W praktyce biur rachunkowych i wirtualnych, transakcje okazjonalne obejmują m.in.:
- jednorazowe sporządzenie rocznego PIT lub deklaracji JPK, bez zawarcia umowy ramowej,
- pojedyncza usługa księgowa, np. analiza finansowa lub konsultacja, bez kontynuacji współpracy,
- czasowe udostępnienie adresu korespondencyjnego klientowi w ramach biura wirtualnego.
Obowiązki AML związane z transakcją okazjonalną
Wymóg stosowania środków bezpieczeństwa finansowego
Ustawa AML nakłada obowiązek identyfikacji i weryfikacji klienta także przy transakcji okazjonalnej. Obejmuje to:
- identyfikację klienta i zebranie danych identyfikacyjnych,
- weryfikację beneficjenta rzeczywistego (jeśli dotyczy),
- sprawdzenie klienta wobec list sankcyjnych, np. UE, ONZ, MF.
Obowiązek oceny ryzyka
Transakcja okazjonalna nie zwalnia z obowiązku dokonania oceny ryzyka klienta. Instytucja obowiązana powinna określić, czy występuje podwyższone ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, bazując m.in. na:
- kraju pochodzenia klienta,
- rodzaju działalności,
- źródłach informacji użytych do weryfikacji.
Rejestr transakcji okazjonalnych
Każda transakcja przekraczająca limity ustawowe musi zostać wpisana do rejestru transakcji okazjonalnych. Dane w rejestrze to:
- data i kwota transakcji,
- forma zapłaty (np. gotówka lub przelew na rachunek prowadzony w innym banku),
- dane klienta,
- wynik analizy AML,
- osoba odpowiedzialna za weryfikację.
Obowiązek raportowania transakcji okazjonalnych do GIIF
Zgodnie z Komunikatem nr 22 GIIF, instytucje obowiązane mają obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w przypadku przeprowadzania transakcji okazjonalnych, które spełniają określone kryteria wartościowe lub wzbudzają podejrzenia związane z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. gov.pl
a) Transakcje ponadprogowe
Zgodnie z art. 72 ustawy AML, instytucje obowiązane są zobowiązane do przekazywania informacji do GIIF o:
- przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro,
- wykonanym transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro.
Obowiązek ten dotyczy również transakcji okazjonalnych, które spełniają powyższe kryteria wartościowe.
b) Transakcje podejrzane
Zgodnie z art. 74 ustawy AML, instytucje obowiązane są zobowiązane do niezwłocznego przekazywania do GIIF zawiadomień o transakcjach, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
W przypadku transakcji okazjonalnych, nawet jeśli nie przekraczają one progów wartościowych, ale wzbudzają podejrzenia, instytucja obowiązana powinna przekazać odpowiednie zawiadomienie do GIIF.
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego i reakcja na podwyższone ryzyko – obowiązki instytucji
a) Zakres środków bezpieczeństwa
-Ocena relacji gospodarczych, w tym ustalenie celu i charakteru stosunków.
-Bieżące monitorowanie transakcji klienta, m.in. poprzez:
- analizę zgodności transakcji z wiedzą o kliencie,
- badanie źródła pochodzenia środków (w uzasadnionych przypadkach),
- aktualizację posiadanych danych i dokumentacji.
-Środki te stosuje się również w przypadku:
- nawiązania relacji gospodarczej,
- realizacji transakcji okazjonalnej powyżej ustawowych progów zmian charakteru relacji z dotychczasowym klientem.
b) Obowiązek odmowy transakcji lub relacji
W sytuacji, gdy instytucja obowiązana nie może zastosować choćby jednego z wymaganych środków bezpieczeństwa finansowego, ma obowiązek:
-nie nawiązywać stosunków gospodarczych,
-nie realizować transakcji okazjonalnej,
-nie przeprowadzać transakcji przez rachunek bankowy,
-rozwiązać istniejące relacje gospodarcze.
c) Przesłanki wyższego ryzyka AML (art. 43 ust. 2)
Instytucje obowiązane powinny wdrożyć wzmożone środki bezpieczeństwa m.in. w przypadkach takich jak:
-nawiązywanie relacji w nietypowych okolicznościach (np. zdalnie, bez weryfikacji),
-działalność klienta oparta na dużej liczbie lub wartości transakcji gotówkowych,
-udział podmiotów trzecich niepowiązanych z klientem,
-obsługa klientów wyłącznie zdalna, bez fizycznej obecności (o ile nie wdrożono alternatywnych metod ograniczających ryzyko).
Wpływ transakcji okazjonalnych na system AML w biurze rachunkowym
Procedura AML a transakcje okazjonalne
Procedura powinna zawierać:
- definicję transakcji okazjonalnej,
- przykładowe sytuacje,
- opis stosowania środków AML,
- wzór formularza KYC.
Różnice w obsłudze transakcji stałych i okazjonalnych
Nie można stosować uproszczeń. Biura rachunkowe muszą stosować środki bezpieczeństwa finansowego niezależnie od formy współpracy. Wyzwanie to proporcjonalność – jak zastosować środki adekwatne do skali usługi.
Przykładowy wpływ na organizację biura
- modyfikacja formularzy i szablonów umów,
- szkolenia onboardingowe,
- lista kontrolna AML dla klienta okazjonalnego.
Praktyczne elementy dokumentacji AML związanej z transakcją okazjonalną
Formularz identyfikacji klienta do transakcji okazjonalnej
Zawiera:
- dane klienta i beneficjenta,
- cel transakcji,
- źródło środków,
- ocenę ryzyka AML.
Formularz może być uproszczony w stosunku do klientów stałych, przy zachowaniu zgodności z ustawą.
Protokół sprawdzenia list sankcyjnych
Powinien zawierać:
- datę i godzinę sprawdzenia,
- źródło listy (np. strona UM/MF),
- potwierdzenie braku obecności klienta,
- arkusz z podpisem osoby dokonującej weryfikacji lub wydruk z systemu.
Rejestr transakcji okazjonalnych
Arkusz Excel lub systemowy rejestr zawierający:
- datę transakcji,
- wartość i walutę transakcji,
- dane klienta,
- wynik oceny ryzyka,
- nazwisko osoby odpowiedzialnej za weryfikację.
Jak uprościć zgodność AML z transakcjami okazjonalnymi
Gotowy pakiet dokumentów AML uwzględniający transakcje okazjonalne
Pakiet powinien zawierać:
- zaktualizowaną procedurę AML z rozdziałem o transakcjach okazjonalnych,
- formularz KYC,
- szablon zgody klienta na przetwarzanie danych,
- rejestr transakcji.
Szkolenie personelu z obsługi klientów jednorazowych
W ramach szkolenia należy:
- Uczyć jak rozpoznać transakcję okazjonalną oraz jakie pytania zadać klientowi.
- Przekazać skróconą procedurę operacyjną z instrukcją krok po kroku.
Minimalizacja ryzyka – model „obsługi bezpiecznej” jednorazowych klientów polega na:
- Ocenie, które usługi najlepiej wykluczyć z oferty okazjonalnej (np. adresy rejestrowe, pomoc przy zakładaniu spółek).
- Systemie flagowania klientów powracających – monitorowanie nadużywania formy okazjonalnej.
Transakcja okazjonalna to obszar, który często bywa pomijany w politykach AML. Tymczasem, nawet jednorazowa operacja może wymagać stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, zwłaszcza gdy wartość przekracza ustawowe progi lub pojawia się ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Zarządzanie zgodnością w tym zakresie nie musi być trudne – kluczem jest wdrożenie przejrzystych procedur i przeszkolenie zespołu.
Biura, które zignorują ten obowiązek, mogą narazić się na sankcje, dlatego warto zawczasu zadbać o spójny, bezpieczny model obsługi klienta jednorazowego. Wdrożenie prostych, ale zgodnych z prawem procedur pozwala zabezpieczyć organizację i zminimalizować ryzyko niezgodności.
